La gestión de los recursos humanos es clave para apalancar la productividad, cumplir las metas y mantener el buen clima laboral en las empresas. Por un lado, esta tarea permite evaluar el desempeño de los colaboradores, detectar eventuales inconvenientes y sus causas así como también tomar decisiones para la mejora. Por otro lado, está orientada a favorecer que se cumplan las pautas normativas. 

En tal sentido, si bien algunas ausencias laborales se producen por motivos previstos tales como maternidad, licencias médicas, permisos y vacaciones, entre otros, hay circunstancias que son imprevistas. Es el caso de las faltas injustificadas, enfermedades, accidentes de trabajo, motivos personales, familiares o de fuerza mayor, por mencionar solo algunas. 

Si bien existe un costo financiero claro de las ausencias, también pueden dar lugar a  interrupciones en el lugar de trabajo y negatividad por parte de los colegas que deben encarar el trabajo extra. Cuando un empleado falta sin avisar, sus compromisos y responsabilidades se suspenden o tienen que ser asumidos por otro colaborador. Esta situación afecta al negocio, a la dinámica laboral en general y a los vínculos entre los compañeros.

Con políticas y procedimientos adecuados, es posible mejorar los índices de presentismo. Ahora bien, la gestión del personal en torno a este tema  demanda bastante tiempo, particularmente en el caso de los departamentos de RR.HH. de las grandes compañías, que generalmente cuentan con muchos trabajadores que integran distintos sectores y trabajan en múltiples locaciones. Estas organizaciones no siempre tienen la información en tiempo real de qué sucede con su plantilla. Y aunque no son las únicas, claramente se encuentran entre las que más necesitan usar soluciones de gestión de recursos humanos  que les permitan automatizar diferentes aspectos de esta tarea. 

Gestión del talento humano

Un estudio encontró que, en promedio, un empleado se ausenta durante 6,9 ​​días al año; las enfermedades leves (resfriados, gripe, malestar estomacal, dolores de cabeza y migrañas) son las causas más comunes de ausencia a corto plazo. 

Al registrar los niveles de inasistencia se pueden medir y comparar los datos interna y externamente. Ahora bien: para tener un registro claro sobre la puntualidad y la presencia de los colaboradores, se requieren elementos y dispositivos que permitan recoger la información, y luego registrarla, tratarla y analizarla.

Por otra parte, tratándose de la gestión de personas, al objetivo de la supervisión regular de la asistencia y el control de los horarios debe añadirse otro también muy relevante: el de la seguridad del personal, esto es, impedir que personas no autorizadas ingresen a las instalaciones de la compañía u organización.

Gestión de personal

El uso de un sistema de administración de recursos humanos para la gestión de personas, sumado a otros elementos de control de acceso, puede facilitar el registro y ayudar a  comprender las causas de ausencias. Con una herramienta de gestión de este tipo los departamentos de RR.HH. tendrán la información necesaria para analizar los datos en busca de tendencias subyacentes, por ejemplo, la existencia de una gerencia específica que tenga el nivel más alto de ausencias. 

Un buen software de gestión del talento humano habilita a generar automáticamente informes y estadísticas en cuadros de mando para seguir diversos indicadores. Así es como no permite solamente simplificar los procedimientos de gestión de ausencias y ganar tiempo, sino que también hace un aporte para manejar mejor la plantilla. 

En efecto: el análisis de la tasa de ausentismo permite actuar en consecuencia y proponer acciones para evitar una elevada rotación; y también habilita a actuar proactivamente para evitar que los picos de bajas por enfermedad impacten sobre la productividad.

Una solución de RR.HH. con manejo centralizado aporta visibilidad y permite identificar eventuales patrones que haya que corregir o atender. Reduce  las horas dedicadas a tareas administrativas y puede ayudar con los cálculos de los derechos que les asisten a los trabajadores, evitando errores también en este sentido. 

Sistema de administración de recursos humanos

Desde Quilsoft promovemos una solución de gestión de recursos humanos para empresas y gobierno que habilita a mejorar distintos procesos, entre los cuales se encuentran el del presentismo, el control del tiempo trabajo, licencias y vacaciones, entre otros. Se trata de una herramienta de gestión que se puede implementar rápidamente en la Nube, bajo modalidad Web o mobile app. Entre otros detalles, es perfectamente customizable y presenta campos parametrizables para cada tipo de empresa. 

Este software modular y escalable permite automatizar procesos y avanzar hacia la autogestión: por ejemplo, cada colaborador podrá actualizar cierta información de su legajo y solicitar sus ausencias por enfermedad, por examen y otras licencias, adjuntando documentación respaldatoria según corresponda. Además, podrá solicitar sus días de vacaciones, y su responsable directo podrá autorizar o rechazar todas estas solicitudes.