Cuando las organizaciones ya cuentan con una oferta de servicio o producto bien ajustada a su mercado objetivo, y encuentran el modelo comercial que les genera un interesante retorno de la inversión, les llega el momento de escalar el negocio. Y para ello necesitan estandarizar sus procesos y flujos de trabajo clave.

La estandarización es el procedimiento mediante el cual una empresa uniforma sus métodos y procesos en distintos circuitos de su organización. La idea general es que “en lugar de tomar cada situación a medida que surge, se reaccione de acuerdo con una lista establecida de instrucciones y protocolos”. 

La estandarización implica establecer un conjunto de reglas que gobiernan cómo se supone que las personas en una organización deben completar una tarea o secuencia de tareas determinada. Obviamente no se trata de establecer reglas o protocolos por el mero gusto de imponer una forma específica de trabajar: estas instrucciones en realidad tienen sentido en la medida en que traducen la mejor manera de completar una tarea para lograr los resultados esperados. De este modo se facilita el ahorro de costos, se incrementa la satisfacción del cliente y se mejora la productividad. Y también se logra una mayor eficiencia operacional, se gana previsibilidad, estabilidad y confiabilidad, se reducen las desviaciones, se simplifican y optimizan los procesos y se garantiza la calidad. Además se acelera el aprendizaje y se perfecciona el servicio al cliente, entre otros beneficios. Y como mencionamos inicialmente, se consigue una mayor capacidad de escalar.

Rol de la tecnología

Naturalmente en una empresa habrá diferentes procesos que se podrán estandarizar. De hecho cada área o departamento tendrá los suyos propios. Pero como concepto general un buen inicio sería tomar aquellas cosas que se hacen todos los días para respaldar las operaciones comerciales: cuanto más estandarizadas estén estas tareas rutinarias, más eficiente y escalable será el negocio. 

En nuestros días la tecnología puede desempeñar un papel clave para ayudar a automatizar algunas de estas tareas rutinarias de menor valor que respaldan las operaciones comerciales generales, “lo que puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y en la capacidad de escalar”.

Al estandarizar en principio es importante escribir o documentar los pasos para entregar cada producto y servicio y cada uno de los procesos que se ejecutan con frecuencia, de modo tal de establecer el flujo de trabajo para cada una de estas operaciones comerciales. En esta instancia será fundamental simplificar y eliminar ineficiencias y redundancias.  

Luego de mapear el flujo de trabajo ideal, se podrá iniciar la optimización para impulsar aún más la capacidad de escalar. En esta etapa la automatización de tareas repetitivas y de bajo valor jugará un rol clave. Y también será importante asegurar la integración de los diferentes flujos de trabajo, cosa que deberá verse facilitada por las soluciones tecnológicas que se elijan. 

El punto justo

Desde Quilsoft acompañamos a las organizaciones en estas instancias evolutivas que les permiten crecer. Acompañamos en la gestión de proyectos, ofrecemos soluciones tecnológicas integrales y brindamos consultoría IT para estandarizar procesos, sistematizarlos y ayudar a escalar. 

Evidentemente un exceso de estandarización puede restar flexibilidad y complicar la posibilidad de que las empresas se mantengan al día con las tendencias cambiantes, o restarles capacidad para satisfacer las demandas únicas de los clientes. En tal sentido es importante aplicar la estandarización de procesos cuando ésta realmente agregue valor. 

Al estandarizar con buen criterio los componentes clave de su negocio, las organizaciones quedan en condiciones de respaldar su crecimiento a largo plazo y lanzarse al futuro con mejores perspectivas.