La gestión del transporte corporativo es una parte esencial de la planificación de los recursos empresariales. Las organizaciones necesitan ordenar este aspecto clave de su actividad, mediante un correcto diseño de las estrategias y un adecuado seguimiento y control. En este campo hay una firme tendencia hacia el uso de plataformas que permiten generar ahorros en los viajes del personal y en el manejo de las cargas y la mensajería; y además habilitan a monitorear en real time todos los viajes y envíos que lleve adelante la compañía y su gente.  

En este campo el uso de soluciones tecnológicas permite optimizar los costos, reducir tiempos de procesamiento, escalar las operaciones y mejorar la precisión. Por ejemplo a nivel de los envíos estas herramientas ayudan a las empresas a calificar, reservar y realizar un seguimiento. Y se pueden agregar funcionalidades adicionales como informes y paneles, integraciones, administración financiera, etc. 

Para tener una idea del impacto esperado, un estudio estimó en 2019  el tamaño del mercado global de sistemas de gestión de transporte (TMS, que en realidad son soluciones informáticas o software que ponen el foco más en la logística que en los viajes corporativos) fue de U$S 2453 millones; y se espera que alcance los U$S 6634 millones para fines de 2026, con una tasa compuesta anual de crecimiento del 15,1% durante 2021-2026.

Eficiencia y ahorros en la gestión del transporte corporativo

A nivel operativo las herramientas de gestión del transporte corporativo favorecen una conciliación automática y agregan velocidad en el pago a los operadores. Además, al permitir consolidar proveedores de transporte y al aportar reportes en tiempo real abiertos por centro de costos, garantizan una gestión más eficiente y costo-efectiva. De hecho nuestra estimación indica que con un buen software de gestión del transporte corporativo las organizaciones pueden ahorrar hasta un 30%.

En esencia estas soluciones de software centralizan los proveedores de cargas pesadas y livianas, autos y mensajería. Y permiten llevar un control estricto de cada gasto en transporte. Como además se pueden vincular al software empresarial o sistema ERP corporativo, la gestión integral se facilita y se vuelve más trasparente, evitando tareas manuales.

 Otras ventajas de estas herramientas pasan por la posibilidad de optimizar y consolidar envíos y viajes, reducir los costos de administración y los errores, acceder a un gran grupo de transportistas y abordar todas las opciones y modos de transporte o envío desde una única plataforma. También permiten comunicar el estado de los envíos a los clientes, evaluar rápidamente los desempeños  de los operadores a través de informes históricos y en general incrementar la visibilidad de lo que está sucediendo dentro de las operaciones de transporte de la empresa. 

Manejo flexible

Por ejemplo, nuestra solución Shift gestiona los envíos corporativos y las solicitudes de traslados, habilitando a gestionar viajes en todo tipo de vehículos (camiones, micros, motos, automóviles, etc.)  y facilitando ahorros tanto en costos como en tiempos de trabajo.  Entre otros beneficios permite  generar tarifas pactadas previamente para diversos recorridos recurrentes, habilitar  usuarios que tengan el rol de aprobar los traslados, recibir informes que permitan detectar ineficiencias –como por ejemplo reportes de distancias recorridas, desvíos, horas de espera, reservas pedidas y no concretadas, gastos ordenados por causa de traslado, gastos y reservas realizadas por cada centro de costos o usuario, ahorros por viajes compartidos, etc.-. 

Esta solución también habilita a efectuar seguimientos en tiempo real mediante geolocalización, con la opción de compartir la ubicación, lo que permite  controlar los gastos del recorrido real contra el teórico. Por otra parte un algoritmo inteligente hace su aporte para que los empleados  que necesiten viajar a destinos similares y en horarios semejantes puedan compartir vehículo. 

Así las cosas, en nuestros días las nuevas herramientas de gestión del transporte corporativo impulsadas por la inteligencia artificial y la automatización permiten informar y ajustar las estrategias centrales para mejorar la toma de decisiones relacionadas con cuestiones como la disponibilidad, los costos, los inventarios, los transportistas, los vehículos y el personal. Al ofrecer visibilidad total de los datos del transporte  en tiempo real, ayudan a elaborar programas de viajes flexibles y eficientes.