Para lograr que los proyectos lleguen a buen puerto es importante efectuar un análisis económico previo, programar los recursos que se emplearán y realizar un seguimiento que dé cuenta de los cambios que ocurren durante el trayecto. En algún punto, la evaluación de la rentabilidad de un proyecto es como calcular la de un negocio: hay que tener un presupuesto inicial que paute los costos estimados y, además, detalle cómo será el financiamiento, y poder efectuar un control exhaustivo de las erogaciones reales y del flujo de caja a medida que se va avanzando en las diferentes etapas de un proyecto

Contar con información oportuna es fundamental para poder efectuar la rentabilidad del proyecto. Y para ello es importante poder acceder a los datos en tiempo real, que toda la información permanezca visible para todas las partes y que se actualice de manera constante. 

También es clave poder programar el uso de los recursos del modo más eficiente y gestionar de manera precisa tanto los tiempos como los gastos. En tal sentido es importante que el personal pueda registrar sus actividades en un sistema centralizado de modo sencillo y veloz.

Rentabilidad de un proyecto

La comunicación y la transparencia son la base de un proyecto exitoso y rentable. Por ello es esencial evitar los silos y que exista claridad entre los diferentes departamentos y equipos. Para lograrlo, conviene crear una “única fuente de la verdad” en la que todos los miembros del equipo y las partes interesadas puedan visualizar los mismos datos.  

En la actualidad, las modernas herramientas de gestión de proyectos que corren en la Nube facilitan que los equipos distribuidos colaboren entre sí, se mantengan actualizados, se comuniquen y compartan los datos. Particularmente en estos tiempos caracterizados por el trabajo remoto, estas facilidades resultan claves. Además, los sistemas brindan notificaciones automáticas y alertas que informan sobre vencimientos e hitos, lo que facilita el trabajo y evita olvidos e ineficiencias. 

Análisis económico

Para administrar de manera efectiva el presupuesto de un proyecto es necesario establecer indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos indicadores ayudan a determinar cuánto se ha gastado en un proyecto, en qué medida el presupuesto real del proyecto difiere de lo planeado, etc. Además conviene actualizar estos KPI a medida que cambien las circunstancias “para garantizar que se capture y mida la información correcta para la toma de decisiones”.

En lo que refiere a las tareas en todo proyecto, lo ideal es poder anticipar complicaciones y variaciones y tener un plan de contingencia para los diferentes escenarios. Y si las circunstancias cambian, hay que asegurarse de obtener información de todas las partes interesadas correspondientes, y de mantener informados a todos sobre los cambios acontecidos o previstos. 

Por otra parte, una vez que el proyecto está en marcha, hay que poder efectuar un seguimiento que compare los progresos con el calendario y los alcances e hitos preestablecidos. Esto permitirá evitar retrasos y ayudará a identificar desvíos antes de que se conviertan en un problema.

 Hay que tener en cuenta que en la gestión de proyectos puede ser fácil perder la pista del alcance inicial debido al surgimiento de nuevas necesidades y a los cambios requeridos por los clientes. Y esto puede tener un importante impacto sobre el beneficio económico que se logre con la iniciativa.

Por lo demás, la rentabilidad de un proyecto obviamente también dependerá de tener los gestores adecuados y de contar con equipos ágiles bien entrenados.

Para ayudar a las organizaciones a efectuar el análisis económico de un proyecto, Quilsoft pone a disposición un software de gestión ágil de proyectos que permite organizar la asignación de los recursos y el orden de prioridades, con visualización de fechas límites y facilidades para la planificar y registrar las tareas. Además el sistema genera reportes en tiempo real, efectúa análisis del rendimiento del equipo y anticipa posibles desvíos.