La necesidad de implementar sistemas de gestión.

Es un hecho que la tecnología optimiza y perfecciona los procesos de las empresas generando un valor agregado en el servicio que ofrecen. Estas se ven obligadas a actualizar su forma de trabajo para no correr el riesgo de quedarse atrás en la competencia.

Un rubro en el cual impactó fuertemente este hecho es el de los traslados empresariales. Imagínense una empresa con más de 1500 traslados mensuales, 5000 usuarios, 300 centros de costo y 11 proveedores de transporte. Tendremos 1500 pedidos por llamado o WhatsApp y sea para el cliente o proveedor el nivel de riesgo de perder información esencial es enorme.
Un error en la solicitud o recepción de la reserva podría terminar con la llegada tarde a una reunión importante o un gerente varado en un aeropuerto. Lo próximo a mencionar es que el único registro del traslados será un voucher de papel. El remito pasará desde el chofer al pasajero hasta el encargado de gastos. Si este circuito lo llevamos a una escala de 1500 traslados mensuales, con diferentes tarifas por proveedor e imputaciones de gastos en distintos centros de costo obtenemos un caos administrativo. El riesgo de un error humano es inevitable, además del impacto ecológico generado y el tiempo perdido en la gestión.
Por último, la posibilidad de errores en los vouchers, que si se encuentran, terminaría en un sinfín de idas y vueltas entre ambas partes.

Aplicación de la tecnología en los traslados corporativos.

Módulo de business intelligence

A partir de esta problemática nace la necesidad de crear sistemas de gestión específicos para las reservas. Hoy en día, casi todas las empresas y proveedores cuentan con un SGI para sus reservas. Estos sistemas terminaron con pedidos informales a través de llamadas o correos electrónicos y de esta forma el proveedor obtiene una información precisa y ordenada. Por otro lado, el pasajero es consciente que su traslado será más fácil de controlar y hasta en ocasiones puede estar condicionado  a justificar un motivo.

Con la llegada de estos SGI se comenzó a utilizar el e-voucher (voucher electrónico). Es un remito confiable, transparente y ECO-friendly. Con un solo click acceden a la misma información todos los involucrados: usuario, administradores y proveedores. También pueden optar por una división automática de gastos por centros de costos que luego será plasmada en un archivo Excel (tanto como para que la empresa genere la OC como para que el proveedor genere la factura).

Con estos sistemas se accede de manera sencilla a numerosos reportes inteligentes que permiten visualizar rápidamente datos de vital importancia para generar ahorros y mejorar el servicio, como por ejemplo:

 

  • Cantidad de dinero destinado a horas de espera
  • Gasto en estacionamientos
  • Gasto en peajes
  • Cantidad de kilómetros recorridos
  • Cantidad de cancelaciones por proveedor
  • Reservaciones por centros de costo
  • Ahorro en viajes compartidos
  • Porcentaje de desvíos

Conociendo estos datos, se podrá tomar decisiones que permitan generar ahorros y mejoras en el servicio.

Conclusión

Es evidente la necesidad que existe de contar con tecnología en este campo, pero es importante destacar que no hay muchos SGI que abarquen de una manera igualitaria a todos los usuarios (pasajeros, administradores, proveedores y choferes). Además, si todos los involucrados no usan el mismo sistema se depende de un doble carga de datos o de una conexión por API (que no siempre es confiable).

Por esto, desde Shift, trabajamos constantemente y apostamos al crecimiento continuo a partir de las devoluciones y experiencias a través de encuestas y reuniones. Es menester conocer todas las necesidades de los involucrados para conseguir una herramienta eficiente y fácil de usar, que canalice todo desde el momento de la solicitud de la reserva hasta la generación de la factura, de principio a fin. Shift se convirtió en una solución completa, que tiene en cuenta a cada uno de los tipos de usuarios. Si te interesa saber más sobre nosotros, no dudes en consultarme y podremos agendar una reunión.