ilustración sobre transporte corporativo

Tendencias en gestión del transporte corporativo

La gestión del transporte corporativo es una parte esencial de la planificación de los recursos empresariales. Las organizaciones necesitan ordenar este aspecto clave de su actividad, mediante un correcto diseño de las estrategias y un adecuado seguimiento y control. En este campo hay una firme tendencia hacia el uso de plataformas que permiten generar ahorros en los viajes del personal y en el manejo de las cargas y la mensajería; y además habilitan a monitorear en real time todos los viajes y envíos que lleve adelante la compañía y su gente.  

En este campo el uso de soluciones tecnológicas permite optimizar los costos, reducir tiempos de procesamiento, escalar las operaciones y mejorar la precisión. Por ejemplo a nivel de los envíos estas herramientas ayudan a las empresas a calificar, reservar y realizar un seguimiento. Y se pueden agregar funcionalidades adicionales como informes y paneles, integraciones, administración financiera, etc. 

Para tener una idea del impacto esperado, un estudio estimó en 2019  el tamaño del mercado global de sistemas de gestión de transporte (TMS, que en realidad son soluciones informáticas o software que ponen el foco más en la logística que en los viajes corporativos) fue de U$S 2453 millones; y se espera que alcance los U$S 6634 millones para fines de 2026, con una tasa compuesta anual de crecimiento del 15,1% durante 2021-2026.

Eficiencia y ahorros en la gestión del transporte corporativo

A nivel operativo las herramientas de gestión del transporte corporativo favorecen una conciliación automática y agregan velocidad en el pago a los operadores. Además, al permitir consolidar proveedores de transporte y al aportar reportes en tiempo real abiertos por centro de costos, garantizan una gestión más eficiente y costo-efectiva. De hecho nuestra estimación indica que con un buen software de gestión del transporte corporativo las organizaciones pueden ahorrar hasta un 30%.

En esencia estas soluciones de software centralizan los proveedores de cargas pesadas y livianas, autos y mensajería. Y permiten llevar un control estricto de cada gasto en transporte. Como además se pueden vincular al software empresarial o sistema ERP corporativo, la gestión integral se facilita y se vuelve más trasparente, evitando tareas manuales.

 Otras ventajas de estas herramientas pasan por la posibilidad de optimizar y consolidar envíos y viajes, reducir los costos de administración y los errores, acceder a un gran grupo de transportistas y abordar todas las opciones y modos de transporte o envío desde una única plataforma. También permiten comunicar el estado de los envíos a los clientes, evaluar rápidamente los desempeños  de los operadores a través de informes históricos y en general incrementar la visibilidad de lo que está sucediendo dentro de las operaciones de transporte de la empresa. 

Manejo flexible

Por ejemplo, nuestra solución Shift gestiona los envíos corporativos y las solicitudes de traslados, habilitando a gestionar viajes en todo tipo de vehículos (camiones, micros, motos, automóviles, etc.)  y facilitando ahorros tanto en costos como en tiempos de trabajo.  Entre otros beneficios permite  generar tarifas pactadas previamente para diversos recorridos recurrentes, habilitar  usuarios que tengan el rol de aprobar los traslados, recibir informes que permitan detectar ineficiencias –como por ejemplo reportes de distancias recorridas, desvíos, horas de espera, reservas pedidas y no concretadas, gastos ordenados por causa de traslado, gastos y reservas realizadas por cada centro de costos o usuario, ahorros por viajes compartidos, etc.-. 

Esta solución también habilita a efectuar seguimientos en tiempo real mediante geolocalización, con la opción de compartir la ubicación, lo que permite  controlar los gastos del recorrido real contra el teórico. Por otra parte un algoritmo inteligente hace su aporte para que los empleados  que necesiten viajar a destinos similares y en horarios semejantes puedan compartir vehículo. 

Así las cosas, en nuestros días las nuevas herramientas de gestión del transporte corporativo impulsadas por la inteligencia artificial y la automatización permiten informar y ajustar las estrategias centrales para mejorar la toma de decisiones relacionadas con cuestiones como la disponibilidad, los costos, los inventarios, los transportistas, los vehículos y el personal. Al ofrecer visibilidad total de los datos del transporte  en tiempo real, ayudan a elaborar programas de viajes flexibles y eficientes. 


Imagen de empresario utilizando app movil con un auto blanco de fondo. Titulo:

Gestión de traslados corporativos.

La necesidad de implementar sistemas de gestión.

Es un hecho que la tecnología optimiza y perfecciona los procesos de las empresas generando un valor agregado en el servicio que ofrecen. Estas se ven obligadas a actualizar su forma de trabajo para no correr el riesgo de quedarse atrás en la competencia.

Un rubro en el cual impactó fuertemente este hecho es el de los traslados empresariales. Imagínense una empresa con más de 1500 traslados mensuales, 5000 usuarios, 300 centros de costo y 11 proveedores de transporte. Tendremos 1500 pedidos por llamado o WhatsApp y sea para el cliente o proveedor el nivel de riesgo de perder información esencial es enorme.
Un error en la solicitud o recepción de la reserva podría terminar con la llegada tarde a una reunión importante o un gerente varado en un aeropuerto. Lo próximo a mencionar es que el único registro del traslados será un voucher de papel. El remito pasará desde el chofer al pasajero hasta el encargado de gastos. Si este circuito lo llevamos a una escala de 1500 traslados mensuales, con diferentes tarifas por proveedor e imputaciones de gastos en distintos centros de costo obtenemos un caos administrativo. El riesgo de un error humano es inevitable, además del impacto ecológico generado y el tiempo perdido en la gestión.
Por último, la posibilidad de errores en los vouchers, que si se encuentran, terminaría en un sinfín de idas y vueltas entre ambas partes.

Aplicación de la tecnología en los traslados corporativos.

Módulo de business intelligence

A partir de esta problemática nace la necesidad de crear sistemas de gestión específicos para las reservas. Hoy en día, casi todas las empresas y proveedores cuentan con un SGI para sus reservas. Estos sistemas terminaron con pedidos informales a través de llamadas o correos electrónicos y de esta forma el proveedor obtiene una información precisa y ordenada. Por otro lado, el pasajero es consciente que su traslado será más fácil de controlar y hasta en ocasiones puede estar condicionado  a justificar un motivo.

Con la llegada de estos SGI se comenzó a utilizar el e-voucher (voucher electrónico). Es un remito confiable, transparente y ECO-friendly. Con un solo click acceden a la misma información todos los involucrados: usuario, administradores y proveedores. También pueden optar por una división automática de gastos por centros de costos que luego será plasmada en un archivo Excel (tanto como para que la empresa genere la OC como para que el proveedor genere la factura).

Con estos sistemas se accede de manera sencilla a numerosos reportes inteligentes que permiten visualizar rápidamente datos de vital importancia para generar ahorros y mejorar el servicio, como por ejemplo:

 

  • Cantidad de dinero destinado a horas de espera
  • Gasto en estacionamientos
  • Gasto en peajes
  • Cantidad de kilómetros recorridos
  • Cantidad de cancelaciones por proveedor
  • Reservaciones por centros de costo
  • Ahorro en viajes compartidos
  • Porcentaje de desvíos

Conociendo estos datos, se podrá tomar decisiones que permitan generar ahorros y mejoras en el servicio.

Conclusión

Es evidente la necesidad que existe de contar con tecnología en este campo, pero es importante destacar que no hay muchos SGI que abarquen de una manera igualitaria a todos los usuarios (pasajeros, administradores, proveedores y choferes). Además, si todos los involucrados no usan el mismo sistema se depende de un doble carga de datos o de una conexión por API (que no siempre es confiable).

Por esto, desde Shift, trabajamos constantemente y apostamos al crecimiento continuo a partir de las devoluciones y experiencias a través de encuestas y reuniones. Es menester conocer todas las necesidades de los involucrados para conseguir una herramienta eficiente y fácil de usar, que canalice todo desde el momento de la solicitud de la reserva hasta la generación de la factura, de principio a fin. Shift se convirtió en una solución completa, que tiene en cuenta a cada uno de los tipos de usuarios. Si te interesa saber más sobre nosotros, no dudes en consultarme y podremos agendar una reunión.