Gestión de proyectos: cómo administrar la carga de trabajo de un equipo

Gestionar y distribuir los recursos de manera equitativa y eficiente en el marco de los proyectos de las organizaciones es todo un desafío. Exige mantener el equilibrio entre la cantidad de trabajo que requieren los proyectos y la disponibilidad y habilidades de los miembros del equipo para cumplir con esas asignaciones. Evitar la sobrecarga de algunos integrantes –y el estrés y el agotamiento concomitantes, que a veces derivan en errores- es todo un reto. 

En un estudio el 23% de los empleados dijo que se sentía agotado en el trabajo “con mucha frecuencia” o “siempre”, mientras que un 44% adicional informó sentirse agotado “a veces”. Eso significa que aproximadamente dos tercios de los trabajadores a tiempo completo experimentan agotamiento en el trabajo. 

Hay varios factores que pueden generar desequilibrios en la gestión de la cargas de trabajo en el caso de los proyectos. Por ejemplo la mala planificación de tareas, la asignación deficiente de recursos, las estimaciones financieras inexactas, las fallas de organización, las eventuales insuficiencias individuales, etc.

 

Paso a paso

Para llevar adelante una gestión ordenada lo primero es armar un listado de los proyectos y procesos que tiene a su cargo el equipo. Luego determinar el alcance y el tiempo para cada uno. Y finalmente desglosarlos en tareas y flujos de trabajo más pequeños, priorizándolos de acuerdo a la importancia y la urgencia

Por otra parte habrá que saber qué disponibilidad neta (restando las vacaciones, reuniones, eventuales licencias, etc.) tiene cada integrante del equipo. 

Una vez que se cuente con este panorama general –que además tocará revisar y ajustar constantemente- se deberán asignar recursos y definir quién se ocupará de qué trabajo y para qué fecha. Es importante elegir a las personas correctas para cada tarea o proyecto, teniendo en cuenta su disponibilidad, competencias y experiencia. Y procurar que las cargas laborales sean justas y equilibradas. 

En este punto también es importante considerar la mentalidad de cada empleado. Las personas tímidas e introvertidas suelen tener dificultades para decir que no, y tienden a tomar más trabajo del recomendable. 

Por otro lado se sugiere apuntar a que los miembros del equipo desarrollen nuevas habilidades o actualicen sus conocimientos. Esto tendrá un impacto positivo a nivel de la motivación, y además permitirá ensanchar la base de distribución a la hora de asignar las distintas tareas y proyectos. 

Por otra parte una regla del oficio indica que conviene asignar tareas específicas solo para el 80% del tiempo de cada persona. El 20% restante será para atender requerimientos de clientes, asistir a reuniones, atender llamados, etc., y deberá distribuirse a lo largo de la semana. 

Inclusión y transparencia

Siempre resulta beneficioso incluir al equipo en la conversación sobre las asignaciones y comunicar claramente en qué medida el trabajo de cada persona aporta valor a la organización. Luego habrá que efectuar un seguimiento a fin de detectar la evolución del plan y detectar si hay personal sobreasignado o subasignado, lo cual puede derivar en eventuales revisiones de las tareas. Para ello puede ser útil planificar reuniones de actualización individuales.

Si alguna persona está saturada de trabajo, habrá que ajustar las asignaciones. Para ello hay varios caminos: dividir las tareas grandes en partes más pequeñas y asignarle algunas a otra persona para que colabore; trasladar parte del trabajo a otro integrante del equipo; o bien otorgar más tiempo para la concreción de una determinada tarea. Ahora bien: ante un cambio en la asignación, siempre es importante comunicárselo bien a las personas involucradas. 

En la actualidad existen soluciones de gestión de recursos que ofrecen información en tiempo real sobre las cargas de trabajo, de modo tal de poder manejarlas equilibradamente. Estas herramientas permiten efectuar un seguimiento y almacenar, acceder y actualizar la información de manera regular. 

Si bien en la gestión de proyectos la perfección y el equilibrio ideal suelen ser imposibles de lograr, la buena planificación, sumada  a la capacidad de adaptarse y a cierta cuota de resiliencia, tienden a asegurar un razonable nivel de éxito.  

 


Ilustración de mujer con gesto pensativo contemplando varios signos de interrogación. Texto con el título de la nota: ¿Mi negocio necesita Odoo realmente?”

¿Mi negocio necesita Odoo realmente? Veamos

 

¿Mi negocio necesita Odoo realmente?

Odoo es un sistema de gestión que integra muchas herramientas, las cuales manejan la información que ingresadas al sistema. Pero para saber específicamente de que se trata el sistema Odoo, lo invito a leer el siguiente nuestro post.

Misión, Visión y Nicho de Mercado

 

Misión y valor
Misión y valor + nichos

La misión y la visión de un negocio es el punto inicial y lo que define en cierta forma su negocio.
Los nichos define la toma de decisiones de los productos que vamos a ofrecer es el nicho del mercado. Al tenerlos en cuenta, establecen políticas de trabajo en nuestro negocio y hacen que vaya todo el equipo en la misma dirección.

Ya no basta con poner ideales del tipo: "tener el mejor producto del mundo", o brindar el "mejor servicio" del mundo. Se necesita comenzar alinear la misión y visión con elementos realistas, alcanzables y escalables. De esa forma apuntamos un nicho de mercado reducido y luego escalamos.

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Políticas de trabajo

Las políticas de trabajo son reglas, que pueden estar bien o mal formuladas, pero que definen nuestro actuar diario.

Personal de trabajo

El personal de trabajo es el capital humano que tiene el conocimiento de trabajar en algunos aspectos de tu negocio.
Cuando tienes rotación, es necesario disponer de cierto tiempo de entrenamiento al nuevo personal. Es por esto, que los procedimientos deben ser sencillos.

Un buen sistema ya tiene reglas y flujos cargados para que el nuevo personal solamente procedimientos predefinidos lo cual achata bastante la curva de aprendizaje

Ordenamiento empresarial

Un sistema de gestión es un empleado mas en nuestro negocio, el cual necesita ser dotado de cierta inteligencia para automatizar estas reglas de trabajo que nos faciliten nuestros flujos de trabajo, no cabe duda de que si hay una buena consultoría en cuanto a la implementación del sistema, y hay una buena predisposición del cliente para adoptar esa implementación, el negocio tiende a la escalabilidad y al crecimiento.

Entonces, ¿mi negocio necesita Odoo realmente?, para iniciar con el pie derecho, sí!

Alegoría de la implementación
Para implementar, necesitamos unir las piezas del rompecabezas

¿Es sencilla una implementación?

Lo diré sin rodeos, no. Definitivamente no es sencilla. Es laboriosa, conlleva un gran cambio de mentalidad y una aceptación de nuevos procedimientos, es costosa y a veces no es cómoda, sin embargo, ningún desafío lo es, hay conceptos nuevos que debes aprender, mejoras en los procedimientos empresariales, que están cambiando constantemente, nuevas tecnologías que puedes aprovechar, etc

Una implementación es una inversión, y en este caso es una buena inversión, siempre que le dediques el tiempo necesario y tengas en claro lo que quieras manejar de tu negocio con el sistema

Si mi negocio necesito de un sistema de gestión Odoo ¿Que debería tener en cuenta?

Hay varias cosas que se deben tener en cuenta a la hora de elegir un sistema para nuestro negocio

  • ¿Debo pagar una licencia? ¿Cuanto?
    • Con Odoo tienes tanto una versión Enterprise (Se debe pagar una licencia) como una versión Comunity (No es necesario pagar una licencia), sin embargo, también hay que considerar otros gastos como el costo de alojamiento si es que se instala en la nube, soporte y mantenimiento, horas de implementación
  • ¿Interfaz Web o aplicación de escritorio?
    • Las aplicaciones de escritorio suelen pertenecer a empresas que ofrecen un sistema con licencia ademas de ser privativo, la desventaja de esto es que si se rompe nuestra terminal de trabajo, es necesario llamar a soporte técnico para que nos instale la aplicación en otra terminal, lo cual reduce nuestra productividad
    • La interfaz web, tiene la ventaja de trabajar con la mayoría de los navegadores, por lo cual si se estropea nuestro terminal de trabajo, podremos usar otro terminal que sea capas de abrir un navegador web
  • Empresa de soporte del sistema
      • Un sistema de una empresa chica, puede ser un problema, por mas barato que sea el sistema, ya que si la empresa no se posiciona bien en el mercado podría desaparecer, y con ella, el único soporte de nuestro sistema, el cual tiene nada mas y nada menos que nuestros datos de facturación, cuentas corrientes, etc
      • Una empresa grande, con un producto privativo podría tener mucho prestigio, sin embargo sus precios podrían ser prohibitivos para nuestro presupuesto
      • Una gran empresa mundial, con millones de usuarios alrededor del mundo, con un producto que sea de código abierto, con posibilidad de probar el sistema un mes en linea, con precios razonables, y con soporte tanto de la empresa como de aficionados, y con una enorme comunidad que lo soporte, este es el caso de Odoo