persona viendo como mejorar la gestión presupuestaria

Cómo mejorar la gestión en el sector público

Los organismos del Estado suelen enfrentar algunos desafíos comunes en sus procesos de gestión presupuestaria y de planificación, previsión, presentación de informes y de gestión de riesgos. Por un lado los procesos ineficientes y manuales complican la tarea y demoran la evolución hacia los expedientes digitales. Por el otro la falta de disponibilidad de datos y de capacidades de análisis en tiempo real continúan manteniendo los niveles de eficiencia en niveles bastante bajos.

En los procesos hay altas tasas de suposiciones inexactas, y mucho trabajo manual tedioso. Por otra parte, el presupuesto tradicional no vincula adecuadamente las inversiones financieras con los resultados, lo que limita la capacidad de realizar análisis profundos. Además los presupuestos estáticos producen limitaciones, ya que si se producen desviaciones materiales durante el año, pueden paralizar a la organización que no tiene un proceso eficiente para evaluar las causas de estos cambios y ajustar los presupuestos y planes en consecuencia. Esto último cobra especial vigor en el actual contexto tan inestable y volátil, donde los cambios drásticos en los niveles de recursos, las limitaciones presupuestarias y las estrategias son inevitables.

Por otra parte los datos inexactos son un problema importante en el sector público debido a la disparidad de sistemas y procesos. Analizar el patrón de costos de cada departamento puede ser una tarea descomunal e involucrar datos inadecuados. 

 

Programa para hacer presupuestos 

Muchas organizaciones aún utilizan Excel como su principal herramienta de presupuestación. Pero las más dinámicas ya están recurriendo a un software especialmente diseñado o un programa para hacer presupuestos (con una preferencia cada vez mayor por los modelos en la Nube o SaaS) para automatizar varios aspectos del proceso de presupuestación, como personal, subvenciones y planificación de gastos de capital. 

El software de gestión presupuestaria ayuda a diseñar, administrar, monitorear y modificar el presupuesto.  Colabora con la recopilación de datos, el análisis de resultados y la presentación de informes financieros. 

Estas aplicaciones mejoran enormemente las capacidades de presupuestación, planeamiento, previsión y gestión del desempeño. El software no solo puede acelerar el proceso de toma de decisiones al hacer que los datos sean más accesibles, sino que “también puede resaltar tendencias y excepciones y ayudar a desarrollar nuevos conocimientos basados ​​en el uso extensivo de datos, análisis estadístico y cuantitativo y modelos predictivos”.

 

Herramientas de gestión para la gestión presupuestaria

El paradigma del gobierno abierto y los requisitos de transparencia presionan para que los sectores financieros del Estado mejoren la precisión, implementando mejores controles y auditabilidad. Deben poder proporcionar conocimientos más profundos y claros sobre el rendimiento, los costos y los recursos. Y para ello hoy pueden incorporar tecnología específica.

Desde Quilsoft proponemos una solución para generar órdenes de compra, expedientes y gestión presupuestaria en el Estado. Los gobiernos municipales y provinciales y cualquier institución u organismo público que no cuente con herramientas tecnológicas de gestión pueden encontrar en esta herramienta respuestas para su gestión presupuestaria integral, incluyendo el control del gasto público, solicitudes de aprovisionamiento, generación de órdenes de compra y gestión de expedientes. 

 


Gestión de RR.HH. para organizaciones del sector público

La gestión moderna de recursos humanos (RR.HH.) requiere de soluciones informáticas avanzadas que permitan optimizar procesos y lograr eficiencias. Con una herramienta de gestión de recursos humanos bien desarrollada las organizaciones de Gobierno logran automatizar tareas y enfocarse en las actividades que ayuden a mejorar el nivel de compromiso de los empleados, optimizar sus experiencias laborales y reducir la rotación. 

Las soluciones de gestión de RR.HH. colaboran para atraer a los mejores talentos y mantenerlos, aportan datos para desarrollar el potencial de los colaboradores y ayudan a desarrollar una fuerza laboral y una cultura de trabajo que favorezcan la innovación.

Un estudio prevé que el mercado global de herramientas de gestión del talento crecerá a una tasa del 12% entre 2020 y 2027, a medida que las empresas adopten tecnologías que ofrezcan características cada vez más avanzadas. Se estima que el software de gestión futuro involucrará un mayor uso de dispositivos móviles, con aplicaciones que permitan a los empleados y empleadores acceder a información importante de RR.HH. desde sus dispositivos personales. 

 

Tendencias en gestión de recursos humanos

En nuestros días los datos son la principal tendencia que impacta en las prácticas de contratación y están cambiando la forma en que los profesionales de RR.HH. realizan los procesos. Conjuntos de datos más completos y procesos y herramientas analíticas avanzados permiten utilizar datos para una variedad de prácticas, que se orientan hacia la personalización de la gestión de los recursos humanos y ayudan a “aumentar la retención, evaluar brechas de habilidades, crear mejores ofertas, pronosticar demandas de contratación y más”. Por otra parte, las tecnologías de RR.HH. también están ayudando a organizar mejor los procesos de incorporación

En este sentido, una investigación evidenció que el 80% de los profesionales de RR.HH. cree que la incorporación de tecnologías en sus procesos mejoró la actitud de los empleados hacia la organización.  

En otra encuesta los líderes de RR.HH. informaron sobre los sólidos beneficios comerciales de los sistemas de RR.HH. basados ​​en la Nube que forman el núcleo de su cartera de tecnología: el 72% dijo tener  aplicaciones centrales de RR.HH. en la Nube o está en proceso de moverlas. Según este último informe, “es más probable que los usuarios de la Nube reporten ganancias en productividad, una experiencia mejorada de los empleados y una mejor percepción de la fuerza laboral en comparación con aquellos que utilizan soluciones informáticas locales”.

 

Impulsar la participación

Las organizaciones del sector público necesitan  volverse mucho más colaborativas para que la transformación digital funcione. Necesitan  impulsar la participación de los empleados y darles voz en la organización -que sus sugerencias eran valoradas, escuchadas y puestas en práctica-. Los empleados comprometidos son más productivos, más innovadores y menos propensos a marcharse

Por otra parte, las reparticiones de Gobierno que digitalizan sus procesos de RR.HH. e incorporan tecnología logran aliviar gran parte de la carga administrativa, automatizando tareas repetitivas (contratación, gastos, ausencias, permisos, etc.). Esto les permite abordar los problemas de gestión de personas y de la fuerza laboral más estratégicos.

Como empresa de desarrollo de software, desde Quilsoft ofrecemos una solución de gestión integral de RR.HH. orientada a Gobierno que actualmente está en proceso de implementación en dos organismos de la provincia de Misiones: el Ministerio de Educación y la Agencia Tributaria. Este software de gestión de recursos humanos permite mejorar los procesos de reclutamiento, contrataciones, evaluaciones de desempeño, gestión del talento y capacitaciones, encuestas, gastos y viáticos, legajos, liquidación de haberes, presentismo, control del tiempo de trabajo, licencias y vacaciones, y mucho más. La herramienta permite elaborar reportes de desempeño, organización, informes de presentismo, medición de clima laboral y procesos de selección en curso. Además habilita a manejar el control de asistencias en diversas modalidades -con usuario, modo kiosko con PIN, escaneo de credencial o importación masiva de horarios-. 

Es una solución customizable, modular y escalable, de rápida implementación en la Nube, que puede manejarse  como herramienta Web o a través de una app móvil. Facilita la automatización de procesos y la autogestión, y habilita el despliegue de políticas de seguridad de datos. Y está diseñada para procesar grandes volúmenes de información (por ejemplo para nóminas de más de 50 mil empleados públicos). Por lo tanto, permite gestionar eficientemente ministerios, secretarías, direcciones, intendencias, municipios, alcaldías, delegaciones, etc.


Quilsoft fue nombrada Gold Partner de Odoo

La empresa argentina que brinda soluciones de software e ingeniería en Latinoamérica, Quilsoft, alcanzó el máximo reconocimiento luego de ser designada Gold Partner de Odoo, un proveedor de software empresarial que incluye CRM, sitio web y comercio electrónico, facturación, contabilidad, fabricación, gestión de almacenes y proyectos, e inventario. Entre otras particularidades, se trata de una solución intuitiva, basada en código abierto, que se actualiza con facilidad y es ideal para distintos tipos de industrias.
Para llegar a ser Gold Partner, Quilsoft tuvo que cumplir una serie de requisitos, entre los que se destaca la certificación de varios profesionales en relación a las tecnologías de Odoo, superar diversos exámenes y demostrar cierta cantidad de referencias de sus clientes actuales, entre ellos se destacan DeFiBA, Emafi, QM Equipment y FCS Energía. Con esta certificación, la firma cuenta con el apoyo del proveedor internacional respecto de las máximas capacidades técnicas que recomienda para hacer una implementación y llevar a cabo un proyecto de acuerdo a sus estándares universales.

“Estamos muy orgullosos con este nuevo hito ya que las organizaciones que confían en nosotros podrán acceder a un equipo altamente calificado. En este sentido, esperamos que más empresas de Argentina cuenten con esta solución para optimizar su gestión y, así, puedan crecer sin límites aprovechando las ventajas del código abierto y el cloud computing”, comentó Patricio Pescio, CEO y cofundador de Quilsoft.

Quilsoft cuenta con una estrategia enfocada en verticales ya que cuenta con equipos de profesionales que tienen tanto conocimientos técnicos como propios del negocio de cada industria. En concreto, ofrece de la mano de Odoo soluciones de Gestión de activos, Gestión de proyectos, CRM, gestión de las ventas, gestión de e-commerce y omnicanalidad para industrias tales como empresas de alimentos y bebidas, artículos de consumo, salud, energía, gobierno, ingeniería industrial y mecánica, logística y cadena de suministro, naval y plataformas de ecommerce B2B y B2C.
Con respecto al próximo año, Pescio concluye: “Tras esta certificación ya estamos trabajando a gran ritmo puesto que son muchas las organizaciones interesadas en implementar Odoo durante 2021”.


Gestión de proyectos: cómo administrar la carga de trabajo de un equipo

Gestionar y distribuir los recursos de manera equitativa y eficiente en el marco de los proyectos de las organizaciones es todo un desafío. Exige mantener el equilibrio entre la cantidad de trabajo que requieren los proyectos y la disponibilidad y habilidades de los miembros del equipo para cumplir con esas asignaciones. Evitar la sobrecarga de algunos integrantes –y el estrés y el agotamiento concomitantes, que a veces derivan en errores- es todo un reto. 

En un estudio el 23% de los empleados dijo que se sentía agotado en el trabajo “con mucha frecuencia” o “siempre”, mientras que un 44% adicional informó sentirse agotado “a veces”. Eso significa que aproximadamente dos tercios de los trabajadores a tiempo completo experimentan agotamiento en el trabajo. 

Hay varios factores que pueden generar desequilibrios en la gestión de la cargas de trabajo en el caso de los proyectos. Por ejemplo la mala planificación de tareas, la asignación deficiente de recursos, las estimaciones financieras inexactas, las fallas de organización, las eventuales insuficiencias individuales, etc.

 

Paso a paso

Para llevar adelante una gestión ordenada lo primero es armar un listado de los proyectos y procesos que tiene a su cargo el equipo. Luego determinar el alcance y el tiempo para cada uno. Y finalmente desglosarlos en tareas y flujos de trabajo más pequeños, priorizándolos de acuerdo a la importancia y la urgencia

Por otra parte habrá que saber qué disponibilidad neta (restando las vacaciones, reuniones, eventuales licencias, etc.) tiene cada integrante del equipo. 

Una vez que se cuente con este panorama general –que además tocará revisar y ajustar constantemente- se deberán asignar recursos y definir quién se ocupará de qué trabajo y para qué fecha. Es importante elegir a las personas correctas para cada tarea o proyecto, teniendo en cuenta su disponibilidad, competencias y experiencia. Y procurar que las cargas laborales sean justas y equilibradas. 

En este punto también es importante considerar la mentalidad de cada empleado. Las personas tímidas e introvertidas suelen tener dificultades para decir que no, y tienden a tomar más trabajo del recomendable. 

Por otro lado se sugiere apuntar a que los miembros del equipo desarrollen nuevas habilidades o actualicen sus conocimientos. Esto tendrá un impacto positivo a nivel de la motivación, y además permitirá ensanchar la base de distribución a la hora de asignar las distintas tareas y proyectos. 

Por otra parte una regla del oficio indica que conviene asignar tareas específicas solo para el 80% del tiempo de cada persona. El 20% restante será para atender requerimientos de clientes, asistir a reuniones, atender llamados, etc., y deberá distribuirse a lo largo de la semana. 

Inclusión y transparencia

Siempre resulta beneficioso incluir al equipo en la conversación sobre las asignaciones y comunicar claramente en qué medida el trabajo de cada persona aporta valor a la organización. Luego habrá que efectuar un seguimiento a fin de detectar la evolución del plan y detectar si hay personal sobreasignado o subasignado, lo cual puede derivar en eventuales revisiones de las tareas. Para ello puede ser útil planificar reuniones de actualización individuales.

Si alguna persona está saturada de trabajo, habrá que ajustar las asignaciones. Para ello hay varios caminos: dividir las tareas grandes en partes más pequeñas y asignarle algunas a otra persona para que colabore; trasladar parte del trabajo a otro integrante del equipo; o bien otorgar más tiempo para la concreción de una determinada tarea. Ahora bien: ante un cambio en la asignación, siempre es importante comunicárselo bien a las personas involucradas. 

En la actualidad existen soluciones de gestión de recursos que ofrecen información en tiempo real sobre las cargas de trabajo, de modo tal de poder manejarlas equilibradamente. Estas herramientas permiten efectuar un seguimiento y almacenar, acceder y actualizar la información de manera regular. 

Si bien en la gestión de proyectos la perfección y el equilibrio ideal suelen ser imposibles de lograr, la buena planificación, sumada  a la capacidad de adaptarse y a cierta cuota de resiliencia, tienden a asegurar un razonable nivel de éxito.  

 


Ilustración de mujer con gesto pensativo contemplando varios signos de interrogación. Texto con el título de la nota: ¿Mi negocio necesita Odoo realmente?”

¿Mi negocio necesita Odoo realmente? Veamos

 

¿Mi negocio necesita Odoo realmente?

Odoo es un sistema de gestión que integra muchas herramientas, las cuales manejan la información que ingresadas al sistema. Pero para saber específicamente de que se trata el sistema Odoo, lo invito a leer el siguiente nuestro post.

Misión, Visión y Nicho de Mercado

 

Misión y valor
Misión y valor + nichos

La misión y la visión de un negocio es el punto inicial y lo que define en cierta forma su negocio.
Los nichos define la toma de decisiones de los productos que vamos a ofrecer es el nicho del mercado. Al tenerlos en cuenta, establecen políticas de trabajo en nuestro negocio y hacen que vaya todo el equipo en la misma dirección.

Ya no basta con poner ideales del tipo: "tener el mejor producto del mundo", o brindar el "mejor servicio" del mundo. Se necesita comenzar alinear la misión y visión con elementos realistas, alcanzables y escalables. De esa forma apuntamos un nicho de mercado reducido y luego escalamos.

.

Políticas de trabajo

Las políticas de trabajo son reglas, que pueden estar bien o mal formuladas, pero que definen nuestro actuar diario.

Personal de trabajo

El personal de trabajo es el capital humano que tiene el conocimiento de trabajar en algunos aspectos de tu negocio.
Cuando tienes rotación, es necesario disponer de cierto tiempo de entrenamiento al nuevo personal. Es por esto, que los procedimientos deben ser sencillos.

Un buen sistema ya tiene reglas y flujos cargados para que el nuevo personal solamente procedimientos predefinidos lo cual achata bastante la curva de aprendizaje

Ordenamiento empresarial

Un sistema de gestión es un empleado mas en nuestro negocio, el cual necesita ser dotado de cierta inteligencia para automatizar estas reglas de trabajo que nos faciliten nuestros flujos de trabajo, no cabe duda de que si hay una buena consultoría en cuanto a la implementación del sistema, y hay una buena predisposición del cliente para adoptar esa implementación, el negocio tiende a la escalabilidad y al crecimiento.

Entonces, ¿mi negocio necesita Odoo realmente?, para iniciar con el pie derecho, sí!

Alegoría de la implementación
Para implementar, necesitamos unir las piezas del rompecabezas

¿Es sencilla una implementación?

Lo diré sin rodeos, no. Definitivamente no es sencilla. Es laboriosa, conlleva un gran cambio de mentalidad y una aceptación de nuevos procedimientos, es costosa y a veces no es cómoda, sin embargo, ningún desafío lo es, hay conceptos nuevos que debes aprender, mejoras en los procedimientos empresariales, que están cambiando constantemente, nuevas tecnologías que puedes aprovechar, etc

Una implementación es una inversión, y en este caso es una buena inversión, siempre que le dediques el tiempo necesario y tengas en claro lo que quieras manejar de tu negocio con el sistema

Si mi negocio necesito de un sistema de gestión Odoo ¿Que debería tener en cuenta?

Hay varias cosas que se deben tener en cuenta a la hora de elegir un sistema para nuestro negocio

  • ¿Debo pagar una licencia? ¿Cuanto?
    • Con Odoo tienes tanto una versión Enterprise (Se debe pagar una licencia) como una versión Comunity (No es necesario pagar una licencia), sin embargo, también hay que considerar otros gastos como el costo de alojamiento si es que se instala en la nube, soporte y mantenimiento, horas de implementación
  • ¿Interfaz Web o aplicación de escritorio?
    • Las aplicaciones de escritorio suelen pertenecer a empresas que ofrecen un sistema con licencia ademas de ser privativo, la desventaja de esto es que si se rompe nuestra terminal de trabajo, es necesario llamar a soporte técnico para que nos instale la aplicación en otra terminal, lo cual reduce nuestra productividad
    • La interfaz web, tiene la ventaja de trabajar con la mayoría de los navegadores, por lo cual si se estropea nuestro terminal de trabajo, podremos usar otro terminal que sea capas de abrir un navegador web
  • Empresa de soporte del sistema
      • Un sistema de una empresa chica, puede ser un problema, por mas barato que sea el sistema, ya que si la empresa no se posiciona bien en el mercado podría desaparecer, y con ella, el único soporte de nuestro sistema, el cual tiene nada mas y nada menos que nuestros datos de facturación, cuentas corrientes, etc
      • Una empresa grande, con un producto privativo podría tener mucho prestigio, sin embargo sus precios podrían ser prohibitivos para nuestro presupuesto
      • Una gran empresa mundial, con millones de usuarios alrededor del mundo, con un producto que sea de código abierto, con posibilidad de probar el sistema un mes en linea, con precios razonables, y con soporte tanto de la empresa como de aficionados, y con una enorme comunidad que lo soporte, este es el caso de Odoo