foto de la gestión de ciudades

Buenas prácticas de gestión de ciudades con digitalización

La pandemia de coronavirus generó importantes cambios en las demandas y aceleró la necesidad de repensar la gestión de las ciudades, su transformación digital y la gobernanza de sus datos. En este marco, nos parece pertinente compartir este estudio que pone el foco en los nuevos desafíos que plantea el gobierno de las grandes urbes y la necesidad de avanzar hacia una  gestión inteligente para mejorar la vida de las personas.

La investigación describe la experiencia de seis ciudades latinoamericanas y sus prácticas en materia de gestión estratégica inteligente y mejora del cumplimiento, comparándolas con los modelos de “delivery unit” (unidad de entrega,  unidad de ejecución o unidad de cumplimiento) a nivel nacional. Dado que más de la mitad de la población mundial vive en ciudades, y que esta tendencia se profundizará en las próximas décadas, la capacidad de los gobiernos municipales para gestionar las problemáticas urbanas adquiere una mayor relevancia.

Era digital

Según el autor del reporte, en los niveles nacionales los modelos de gestión liderados por centros de gobierno y por unidades de entrega se convirtieron en herramientas importantes para el cumplimiento de objetivos prioritarios y grandes proyectos a escala nacional. Estos modelos se caracterizan por el seguimiento minucioso del desempeño de gobierno,  por hacer un uso intensivo de datos y utilizar rutinas sistemáticas para su uso en la toma de decisiones. Entre otros detalles, se implementan a través de equipos que buscan priorizar, coordinar, monitorear y acelerar el logro de metas de alto impacto. 

En los niveles subnacionales de gobierno también se registran modelos similares. De hecho, desde esta perspectiva “las ciudades parecen el ámbito ideal para la adopción de estos modelos, dado su rol directo en la implementación de proyectos y la prestación de servicios a los ciudadanos, donde el control sobre la cadena de cumplimiento y la factibilidad de medición del desempeño son mayores”. 

La investigación señala que en las ciudades de América Latina el desarrollo de estos instrumentos no es tan extendido. E incluso en los casos en que sí, hay ciertas particularidades: “las ciudades latinoamericanas suelen combinar metas de producto y de resultado de mayor ambición, en áreas como la seguridad ciudadana, la educación, la salud, el desarrollo económico y la ejecución de obras de infraestructura. La contrapartida de la mayor ambición es el menor control a nivel local sobre la cadena de entrega de tales objetivos”, sostiene el autor del estudio, y agrega: “Además, la rendición de cuentas pública es despareja y la adopción de estos modelos de gestión “parece muy dependiente del estilo personal del liderazgo del intendente”. 

En tal sentido, queda demostrado que son pocos gobiernos locales en la región que han establecido modelos sistemáticos de priorización de metas, seguimiento de los avances basado en datos, y rutinas de gestión para destrabar obstáculos de desempeño mediante equipos basados en el centro de gobierno. 

Gestión estratégica de ciudades

Los centros de gobierno son estructuras y unidades que desempeñan ciertas funciones prioritarias y transversales para la gestión, con reporte directo al jefe del ejecutivo. Y las unidades de entrega constituyen un tipo específico de unidad habitual en los centros de gobierno, que suelen enfocarse en apoyar el cumplimiento de objetivos prioritarios para el titular del ejecutivo y el gobierno en su conjunto.

 “El nivel local de gobierno parece el más propicio para un enfoque orientado a la entrega, y las ciudades latinoamericanas tienen bastante camino por recorrer en esa dirección”, afirma el autor del documento. Y añade: “Las unidades de entrega pueden ser una herramienta importante para resolver debilidades en el cumplimiento de objetivos prioritarios y para apoyar con evidencia la toma de decisiones”. 

El trabajo de las unidades de entrega tiene cuatro componentes clave: definir los objetivos prioritarios y establecer qué es lo constituirá el “éxito” respecto a ellos (metas con indicadores medibles); acordar planes con trayectorias y cadenas de cumplimiento monitoreables; sistematizar la recolección de datos y la revisión de los avances para tomar decisiones y hacer correcciones de forma periódica; e implementar mecanismos para mejorar el desempeño cuando hay obstáculos que generan desvíos.

Tecnologías digitales

Una figura establecida en las ciudades que tienen experiencia con el modelo de unidades de entrega es la del director de datos (CDO), que suele ser responsable por guiar la gobernanza del uso de los datos al interior del gobierno en la actual era digital, incluyendo la fijación de estándares y regulaciones. Al CDO también le corresponde capacitar en técnicas de analítica predictiva, georreferenciación y visualización de datos; y definir la publicación de información propia del “gobierno abierto” -de acuerdo a las premisas de transparencia de gobierno, debidamente apalancadas por las tecnologías digitales-, por ejemplo a nivel de la inversión pública. En tal sentido “los CDO pueden ser un complemento útil o incluso un aliado para las unidades de entrega, en tanto empujan la generación y el uso de datos en el conjunto de la administración”, se afirma en el informe.

Para las ciudades latinoamericanas que planeen establecer un modelo de gestión de unidades de entrega, el autor recomienda identificar un conjunto de prioridades que verdaderamente sean relevantes para el gobierno. Además señala que “no tiene sentido crear una unidad de entrega solo por seguir una moda internacional, si no está claro qué se proponen lograr con ella tanto el gobierno como el jefe del ejecutivo”. Adicionalmente destaca la importancia de comunicar públicamente las metas prioritarias como forma de obligarse a mejorar el desempeño y cumplir. 

Para leer el estudio que resumimos más en profundidad, puede ingresar acá


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Medición de eficiencia del gasto público en provincias argentinas

Aunque, naturalmente, las organizaciones del sector público tienen una misión y un foco diferente al de las empresas, ya que su eje pasa entre por incluir a los sectores más vulnerables, mejorar la calidad de vida de los ciudadanos y resolver distintas problemáticas sociales, también es cierto que necesitan trabajar sobre la eficiencia de su accionar. Con las herramientas adecuadas, hoy es posible optimizar el desempeño de los distintos estamentos del gobierno y la gestión pública. 

Por ejemplo, un análisis de la CEPAL midió la eficiencia del gasto público en las provincias argentinas y en la Capital Federal. La idea era revisar el comportamiento en términos de la eficiencia con que realizan sus gastos en las actividades que se le delegan y en la administración de los recursos financieros.  

“La eficiencia en el ámbito público es fundamental para el desarrollo económico, social e institucional de los países, y es condición necesaria para la formulación de políticas económicas coherentes con las necesidades reales de la población”, se lee en el documento. Este análisis del gasto público puede efectuarse a partir de varios argumentos, entre los que se encuentran “la magnitud de la actividad económica del sector público en el agregado de la economía, la ausencia de competencia en gran parte de los servicios provistos, la necesidad de justificar resultados en un contexto presupuestario restrictivo, el impacto de los servicios públicos en el crecimiento económico y el bienestar de la población, entre los principales”. 

Por otra parte, los autores entienden que “la eficiencia del gasto público tiene efectos directos sobre las condiciones económicas y sociales de los países y sobre la vida cotidiana de la población, principalmente con relación a los recursos utilizados”.  

Gobierno y gestión pública

En el trabajo se indica que en Argentina este tipo de análisis aplicado a las administraciones provinciales  adquiere gran importancia “en el marco del actual proceso de asignación de competencias y funciones de los gobiernos provinciales, caracterizado por una fuerte descentralización de funciones desde la década de 1990”. Sin embargo, dicen los autores de la investigación, “la descentralización del gasto no garantiza por sí misma una adecuada provisión de bienes y servicios públicos, por lo que resulta crítico establecer criterios de eficiencia útiles para el análisis y evaluación de la administración de los recursos financieros en las políticas locales”.

Desde esta perspectiva, independientemente del enfoque que se adopte, el análisis de la eficiencia del gasto público “requiere vincular el nivel del gasto (el monto total de recursos) con lo obtenido a partir de él. Esto permitiría determinar si el gobierno debiera obtener más y/o mejores resultados dado su nivel de gasto, o si debiera gastar menos dados los productos/resultados que obtiene”.

Análisis envolvente de datos

Para obtener indicadores de eficiencia en este trabajo se empleó la medición de la eficiencia técnica (ET), que es la capacidad de una unidad económica para producir el máximo posible dado un conjunto de insumos. Y se aplicó la metodología de análisis envolvente de datos (DEA), una técnica no paramétrica que permite sintetizar las múltiples dimensiones del desempeño de cada unidad económica en la provisión de un servicio. Esta técnica, al no imponer formas funcionales específicas, permite trabajar con múltiples inputs y outputs al mismo tiempo. No obstante, este tipo de mediciones no arrojan un resultado de eficiencia absoluta, sino de eficiencia relativa, es decir en función del grupo de unidades económicas que se toma como referencia. 

La metodología de análisis envolvente de datos se aplicó a variables relacionadas a la salud, la seguridad y la educación, aunque de manera agregada. La investigación enfocó el análisis en  las veintitrés provincias argentinas y la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (CABA).

Análisis del gasto público

Los autores concluyeron que, en términos generales, las provincias argentinas incrementaron su eficiencia en la última década. Este fenómeno ocurrió “en paralelo a una merma de la desviación estándar, lo que reflejaría que las prácticas están, progresivamente, convergiendo”, señalan en el reporte. Y agregan: “Sin embargo queda todavía camino por recorrer en términos de mejora de eficiencia relativa para todas las jurisdicciones”. 

Según los analistas, los resultados sugieren que puede existir un fenómeno relacionado a la densidad poblacional que afecte en particular a las provincias con menor población o con mayor territorio y les induzca a incrementar su gasto para satisfacer las demandas sociales. Por lo demás los resultados obtenidos “evidenciaron que las provincias de mayor desarrollo económico (Córdoba, CABA, Santa Fe y Mendoza) resultaron entre las de mayor eficiencia relativa en los distintos rubros”, dicen los autores. 

Desde Quilsoft podemos colaborar con los diferentes estamentos del sector público aportando soluciones que colaboren para sumar eficiencia. Por ejemplo, nuestra herramienta de gestión de recursos humanos ya se implementó y sumar valor en diferentes reparticiones provinciales. Este software permite mejorar sus procesos de reclutamiento, contrataciones, evaluaciones de desempeño, gestión del talento y capacitaciones, encuestas, gastos y viáticos, legajos, liquidación de haberes, presentismo, control del tiempo de trabajo, licencias y vacaciones, y mucho más. Además habilita a la autogestión, en la medida en que permite que cada colaborador actualice cierta información de su legajo y solicite sus licencias por enfermedad y días de vacaciones, por caso, que luego el responsable directo o jefe de RR.HH. podrá autorizar o rechazar según corresponda. 

Esta solución está diseñada para procesar grandes volúmenes de información (para nóminas de más de 50 mil empleados públicos por ejemplo), lo que permite que se gestione eficientemente ministerios, secretarías, direcciones, intendencias, municipios, delegaciones, etc.

Para leer más en detalle el estudio que repasamos en este texto, puede ingresar a este link


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Gestión Documental Electrónica en el Estado

La implementación de sistemas de gestión documental electrónica (GDE) tiene el potencial de modernizar las actividades administrativas en el Estado y avanzar hacia el objetivo tan ansiado: la oficina sin papeles. Estas soluciones están concebidas para acelerar y simplificar los procesos administrativos. De la misma manera, colaboran para agilizar los trámites, garantizando la seguridad que debe rodear al manejo de los documentos en los organismos públicos. 

Un sistema de GDE es un programa de software que gestiona la creación, almacenamiento y control de documentos de manera electrónica. En este sentido, sólo permite que los usuarios autorizados accedan a los documentos para realizar distintas tareas. La solución  básica debe incluir la gestión de documentos, la administración del flujo de trabajo (que permite controlar la forma en que fluyen los documentos a través de los organismos) y la recuperación de textos e imágenes. Las herramientas más avanzadas también permiten gestionar los registros electrónicos.

 

Gestión de documentos

La gestión de documentos hace que el acceso a la información crítica sea rápido y sencillo, ya que proporciona un único punto de acceso. Coloca al sector público en mejores condiciones de administrar, colaborar, crear y distribuir información. También posibilita a los organismos estatales modernizarse así como experimentar niveles más altos de eficiencia y mantengan los registros seguros.

Con estas soluciones las reparticiones públicas de los diferentes estamentos pueden avanzar con el proceso de digitalización de la totalidad de expedientes y documentos, e incluso pueden incorporar la firma digital, previa obtención de la autorización pertinente. Esto último permitiría que las notificaciones, expedientes y documentos electrónicos tengan valor legal, entre otras cosas.

 Los sistemas de gestión documental electrónica  pueden operar con escáneres que capturan imágenes de los documentos, o bien tener capacidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), en cuyo caso el programa podrá  indexar automáticamente los documentos escaneados y almacenar el texto que se encuentra dentro de la imagen. Apenas se escanea un documento, este último estará inmediatamente disponible para el personal autorizado dentro del organismo público. 

 

Beneficios palpables 

Un sistema de gestión documental electrónica ayuda a mantener los documentos organizados y fáciles de buscar.  Estas soluciones cuentan con herramientas de colaboración que permiten que varias personas puedan acceder y editar archivos electrónicos al mismo tiempo, y rastrear y monitorear los cambios. Esto elimina la necesidad de fotocopiar o compartir documentos. Y además resulta clave como avance para aquellos organismos que en el pasado tenían los documentos físicos esparcidos en diferentes locaciones distribuidas y en distintos repositorios. 

También permiten efectuar un seguimiento de los documentos confidenciales y saber quién ha accedido a ellos. Entre otros detalles, además de asegurar la confidencialidad de la información, permiten ganar productividad, al propiciar que los empleados ya no tengan que pasar una parte importante de sus días buscando documentos. 

Por otra parte, al implementar estos sistemas los organismos experimentarán ahorros significativos en impresión (tóner, tinta, papel, etc.) y en almacenamiento (archivos, espacio de oficina, etc.).

A medida que el sector público avance en la transformación digital y en los esfuerzos por digitalizar los registros en papel y almacenarlos en un formato manejable, los sistemas de GDE ganarán mayor protagonismo. Como hemos indicado, estas soluciones ofrecen ventajas significativas en términos de gobernanza, recuperación de información y seguridad. 

Con una herramienta de gestión documental electrónica los organismos públicos pueden mejorar la eficiencia de sus oficinas y optimizar las prácticas de administración de documentos. Esta tecnología puede tener un impacto muy visible en los procesos de modernización del Estado. 


persona viendo como mejorar la gestión presupuestaria

Cómo mejorar la gestión en el sector público

Los organismos del Estado suelen enfrentar algunos desafíos comunes en sus procesos de gestión presupuestaria y de planificación, previsión, presentación de informes y de gestión de riesgos. Por un lado los procesos ineficientes y manuales complican la tarea y demoran la evolución hacia los expedientes digitales. Por el otro la falta de disponibilidad de datos y de capacidades de análisis en tiempo real continúan manteniendo los niveles de eficiencia en niveles bastante bajos.

En los procesos hay altas tasas de suposiciones inexactas, y mucho trabajo manual tedioso. Por otra parte, el presupuesto tradicional no vincula adecuadamente las inversiones financieras con los resultados, lo que limita la capacidad de realizar análisis profundos. Además los presupuestos estáticos producen limitaciones, ya que si se producen desviaciones materiales durante el año, pueden paralizar a la organización que no tiene un proceso eficiente para evaluar las causas de estos cambios y ajustar los presupuestos y planes en consecuencia. Esto último cobra especial vigor en el actual contexto tan inestable y volátil, donde los cambios drásticos en los niveles de recursos, las limitaciones presupuestarias y las estrategias son inevitables.

Por otra parte los datos inexactos son un problema importante en el sector público debido a la disparidad de sistemas y procesos. Analizar el patrón de costos de cada departamento puede ser una tarea descomunal e involucrar datos inadecuados. 

 

Programa para hacer presupuestos 

Muchas organizaciones aún utilizan Excel como su principal herramienta de presupuestación. Pero las más dinámicas ya están recurriendo a un software especialmente diseñado o un programa para hacer presupuestos (con una preferencia cada vez mayor por los modelos en la Nube o SaaS) para automatizar varios aspectos del proceso de presupuestación, como personal, subvenciones y planificación de gastos de capital. 

El software de gestión presupuestaria ayuda a diseñar, administrar, monitorear y modificar el presupuesto.  Colabora con la recopilación de datos, el análisis de resultados y la presentación de informes financieros. 

Estas aplicaciones mejoran enormemente las capacidades de presupuestación, planeamiento, previsión y gestión del desempeño. El software no solo puede acelerar el proceso de toma de decisiones al hacer que los datos sean más accesibles, sino que “también puede resaltar tendencias y excepciones y ayudar a desarrollar nuevos conocimientos basados ​​en el uso extensivo de datos, análisis estadístico y cuantitativo y modelos predictivos”.

 

Herramientas de gestión para la gestión presupuestaria

El paradigma del gobierno abierto y los requisitos de transparencia presionan para que los sectores financieros del Estado mejoren la precisión, implementando mejores controles y auditabilidad. Deben poder proporcionar conocimientos más profundos y claros sobre el rendimiento, los costos y los recursos. Y para ello hoy pueden incorporar tecnología específica.

Desde Quilsoft proponemos una solución para generar órdenes de compra, expedientes y gestión presupuestaria en el Estado. Los gobiernos municipales y provinciales y cualquier institución u organismo público que no cuente con herramientas tecnológicas de gestión pueden encontrar en esta herramienta respuestas para su gestión presupuestaria integral, incluyendo el control del gasto público, solicitudes de aprovisionamiento, generación de órdenes de compra y gestión de expedientes. 

 


Gestión de RR.HH. para organizaciones del sector público

La gestión moderna de recursos humanos (RR.HH.) requiere de soluciones informáticas avanzadas que permitan optimizar procesos y lograr eficiencias. Con una herramienta de gestión de recursos humanos bien desarrollada las organizaciones de Gobierno logran automatizar tareas y enfocarse en las actividades que ayuden a mejorar el nivel de compromiso de los empleados, optimizar sus experiencias laborales y reducir la rotación. 

Las soluciones de gestión de RR.HH. colaboran para atraer a los mejores talentos y mantenerlos, aportan datos para desarrollar el potencial de los colaboradores y ayudan a desarrollar una fuerza laboral y una cultura de trabajo que favorezcan la innovación.

Un estudio prevé que el mercado global de herramientas de gestión del talento crecerá a una tasa del 12% entre 2020 y 2027, a medida que las empresas adopten tecnologías que ofrezcan características cada vez más avanzadas. Se estima que el software de gestión futuro involucrará un mayor uso de dispositivos móviles, con aplicaciones que permitan a los empleados y empleadores acceder a información importante de RR.HH. desde sus dispositivos personales. 

 

Tendencias en gestión de recursos humanos

En nuestros días los datos son la principal tendencia que impacta en las prácticas de contratación y están cambiando la forma en que los profesionales de RR.HH. realizan los procesos. Conjuntos de datos más completos y procesos y herramientas analíticas avanzados permiten utilizar datos para una variedad de prácticas, que se orientan hacia la personalización de la gestión de los recursos humanos y ayudan a “aumentar la retención, evaluar brechas de habilidades, crear mejores ofertas, pronosticar demandas de contratación y más”. Por otra parte, las tecnologías de RR.HH. también están ayudando a organizar mejor los procesos de incorporación

En este sentido, una investigación evidenció que el 80% de los profesionales de RR.HH. cree que la incorporación de tecnologías en sus procesos mejoró la actitud de los empleados hacia la organización.  

En otra encuesta los líderes de RR.HH. informaron sobre los sólidos beneficios comerciales de los sistemas de RR.HH. basados ​​en la Nube que forman el núcleo de su cartera de tecnología: el 72% dijo tener  aplicaciones centrales de RR.HH. en la Nube o está en proceso de moverlas. Según este último informe, “es más probable que los usuarios de la Nube reporten ganancias en productividad, una experiencia mejorada de los empleados y una mejor percepción de la fuerza laboral en comparación con aquellos que utilizan soluciones informáticas locales”.

 

Impulsar la participación

Las organizaciones del sector público necesitan  volverse mucho más colaborativas para que la transformación digital funcione. Necesitan  impulsar la participación de los empleados y darles voz en la organización -que sus sugerencias eran valoradas, escuchadas y puestas en práctica-. Los empleados comprometidos son más productivos, más innovadores y menos propensos a marcharse

Por otra parte, las reparticiones de Gobierno que digitalizan sus procesos de RR.HH. e incorporan tecnología logran aliviar gran parte de la carga administrativa, automatizando tareas repetitivas (contratación, gastos, ausencias, permisos, etc.). Esto les permite abordar los problemas de gestión de personas y de la fuerza laboral más estratégicos.

Como empresa de desarrollo de software, desde Quilsoft ofrecemos una solución de gestión integral de RR.HH. orientada a Gobierno que actualmente está en proceso de implementación en dos organismos de la provincia de Misiones: el Ministerio de Educación y la Agencia Tributaria. Este software de gestión de recursos humanos permite mejorar los procesos de reclutamiento, contrataciones, evaluaciones de desempeño, gestión del talento y capacitaciones, encuestas, gastos y viáticos, legajos, liquidación de haberes, presentismo, control del tiempo de trabajo, licencias y vacaciones, y mucho más. La herramienta permite elaborar reportes de desempeño, organización, informes de presentismo, medición de clima laboral y procesos de selección en curso. Además habilita a manejar el control de asistencias en diversas modalidades -con usuario, modo kiosko con PIN, escaneo de credencial o importación masiva de horarios-. 

Es una solución customizable, modular y escalable, de rápida implementación en la Nube, que puede manejarse  como herramienta Web o a través de una app móvil. Facilita la automatización de procesos y la autogestión, y habilita el despliegue de políticas de seguridad de datos. Y está diseñada para procesar grandes volúmenes de información (por ejemplo para nóminas de más de 50 mil empleados públicos). Por lo tanto, permite gestionar eficientemente ministerios, secretarías, direcciones, intendencias, municipios, alcaldías, delegaciones, etc.