imagen de gestión documental electrónica en el estado

Gestión Documental Electrónica en el Estado

La implementación de sistemas de gestión documental electrónica (GDE) tiene el potencial de modernizar las actividades administrativas en el Estado y avanzar hacia el objetivo tan ansiado: la oficina sin papeles. Estas soluciones están concebidas para acelerar y simplificar los procesos administrativos. De la misma manera, colaboran para agilizar los trámites, garantizando la seguridad que debe rodear al manejo de los documentos en los organismos públicos. 

Un sistema de GDE es un programa de software que gestiona la creación, almacenamiento y control de documentos de manera electrónica. En este sentido, sólo permite que los usuarios autorizados accedan a los documentos para realizar distintas tareas. La solución  básica debe incluir la gestión de documentos, la administración del flujo de trabajo (que permite controlar la forma en que fluyen los documentos a través de los organismos) y la recuperación de textos e imágenes. Las herramientas más avanzadas también permiten gestionar los registros electrónicos.

 

Gestión de documentos

La gestión de documentos hace que el acceso a la información crítica sea rápido y sencillo, ya que proporciona un único punto de acceso. Coloca al sector público en mejores condiciones de administrar, colaborar, crear y distribuir información. También posibilita a los organismos estatales modernizarse así como experimentar niveles más altos de eficiencia y mantengan los registros seguros.

Con estas soluciones las reparticiones públicas de los diferentes estamentos pueden avanzar con el proceso de digitalización de la totalidad de expedientes y documentos, e incluso pueden incorporar la firma digital, previa obtención de la autorización pertinente. Esto último permitiría que las notificaciones, expedientes y documentos electrónicos tengan valor legal, entre otras cosas.

 Los sistemas de gestión documental electrónica  pueden operar con escáneres que capturan imágenes de los documentos, o bien tener capacidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), en cuyo caso el programa podrá  indexar automáticamente los documentos escaneados y almacenar el texto que se encuentra dentro de la imagen. Apenas se escanea un documento, este último estará inmediatamente disponible para el personal autorizado dentro del organismo público. 

 

Beneficios palpables 

Un sistema de gestión documental electrónica ayuda a mantener los documentos organizados y fáciles de buscar.  Estas soluciones cuentan con herramientas de colaboración que permiten que varias personas puedan acceder y editar archivos electrónicos al mismo tiempo, y rastrear y monitorear los cambios. Esto elimina la necesidad de fotocopiar o compartir documentos. Y además resulta clave como avance para aquellos organismos que en el pasado tenían los documentos físicos esparcidos en diferentes locaciones distribuidas y en distintos repositorios. 

También permiten efectuar un seguimiento de los documentos confidenciales y saber quién ha accedido a ellos. Entre otros detalles, además de asegurar la confidencialidad de la información, permiten ganar productividad, al propiciar que los empleados ya no tengan que pasar una parte importante de sus días buscando documentos. 

Por otra parte, al implementar estos sistemas los organismos experimentarán ahorros significativos en impresión (tóner, tinta, papel, etc.) y en almacenamiento (archivos, espacio de oficina, etc.).

A medida que el sector público avance en la transformación digital y en los esfuerzos por digitalizar los registros en papel y almacenarlos en un formato manejable, los sistemas de GDE ganarán mayor protagonismo. Como hemos indicado, estas soluciones ofrecen ventajas significativas en términos de gobernanza, recuperación de información y seguridad. 

Con una herramienta de gestión documental electrónica los organismos públicos pueden mejorar la eficiencia de sus oficinas y optimizar las prácticas de administración de documentos. Esta tecnología puede tener un impacto muy visible en los procesos de modernización del Estado. 


persona viendo como mejorar la gestión presupuestaria

Cómo mejorar la gestión en el sector público

Los organismos del Estado suelen enfrentar algunos desafíos comunes en sus procesos de gestión presupuestaria y de planificación, previsión, presentación de informes y de gestión de riesgos. Por un lado los procesos ineficientes y manuales complican la tarea y demoran la evolución hacia los expedientes digitales. Por el otro la falta de disponibilidad de datos y de capacidades de análisis en tiempo real continúan manteniendo los niveles de eficiencia en niveles bastante bajos.

En los procesos hay altas tasas de suposiciones inexactas, y mucho trabajo manual tedioso. Por otra parte, el presupuesto tradicional no vincula adecuadamente las inversiones financieras con los resultados, lo que limita la capacidad de realizar análisis profundos. Además los presupuestos estáticos producen limitaciones, ya que si se producen desviaciones materiales durante el año, pueden paralizar a la organización que no tiene un proceso eficiente para evaluar las causas de estos cambios y ajustar los presupuestos y planes en consecuencia. Esto último cobra especial vigor en el actual contexto tan inestable y volátil, donde los cambios drásticos en los niveles de recursos, las limitaciones presupuestarias y las estrategias son inevitables.

Por otra parte los datos inexactos son un problema importante en el sector público debido a la disparidad de sistemas y procesos. Analizar el patrón de costos de cada departamento puede ser una tarea descomunal e involucrar datos inadecuados. 

 

Programa para hacer presupuestos 

Muchas organizaciones aún utilizan Excel como su principal herramienta de presupuestación. Pero las más dinámicas ya están recurriendo a un software especialmente diseñado o un programa para hacer presupuestos (con una preferencia cada vez mayor por los modelos en la Nube o SaaS) para automatizar varios aspectos del proceso de presupuestación, como personal, subvenciones y planificación de gastos de capital. 

El software de gestión presupuestaria ayuda a diseñar, administrar, monitorear y modificar el presupuesto.  Colabora con la recopilación de datos, el análisis de resultados y la presentación de informes financieros. 

Estas aplicaciones mejoran enormemente las capacidades de presupuestación, planeamiento, previsión y gestión del desempeño. El software no solo puede acelerar el proceso de toma de decisiones al hacer que los datos sean más accesibles, sino que “también puede resaltar tendencias y excepciones y ayudar a desarrollar nuevos conocimientos basados ​​en el uso extensivo de datos, análisis estadístico y cuantitativo y modelos predictivos”.

 

Herramientas de gestión para la gestión presupuestaria

El paradigma del gobierno abierto y los requisitos de transparencia presionan para que los sectores financieros del Estado mejoren la precisión, implementando mejores controles y auditabilidad. Deben poder proporcionar conocimientos más profundos y claros sobre el rendimiento, los costos y los recursos. Y para ello hoy pueden incorporar tecnología específica.

Desde Quilsoft proponemos una solución para generar órdenes de compra, expedientes y gestión presupuestaria en el Estado. Los gobiernos municipales y provinciales y cualquier institución u organismo público que no cuente con herramientas tecnológicas de gestión pueden encontrar en esta herramienta respuestas para su gestión presupuestaria integral, incluyendo el control del gasto público, solicitudes de aprovisionamiento, generación de órdenes de compra y gestión de expedientes. 

 


Gestión de RR.HH. para organizaciones del sector público

La gestión moderna de recursos humanos (RR.HH.) requiere de soluciones informáticas avanzadas que permitan optimizar procesos y lograr eficiencias. Con una herramienta de gestión de recursos humanos bien desarrollada las organizaciones de Gobierno logran automatizar tareas y enfocarse en las actividades que ayuden a mejorar el nivel de compromiso de los empleados, optimizar sus experiencias laborales y reducir la rotación. 

Las soluciones de gestión de RR.HH. colaboran para atraer a los mejores talentos y mantenerlos, aportan datos para desarrollar el potencial de los colaboradores y ayudan a desarrollar una fuerza laboral y una cultura de trabajo que favorezcan la innovación.

Un estudio prevé que el mercado global de herramientas de gestión del talento crecerá a una tasa del 12% entre 2020 y 2027, a medida que las empresas adopten tecnologías que ofrezcan características cada vez más avanzadas. Se estima que el software de gestión futuro involucrará un mayor uso de dispositivos móviles, con aplicaciones que permitan a los empleados y empleadores acceder a información importante de RR.HH. desde sus dispositivos personales. 

 

Tendencias en gestión de recursos humanos

En nuestros días los datos son la principal tendencia que impacta en las prácticas de contratación y están cambiando la forma en que los profesionales de RR.HH. realizan los procesos. Conjuntos de datos más completos y procesos y herramientas analíticas avanzados permiten utilizar datos para una variedad de prácticas, que se orientan hacia la personalización de la gestión de los recursos humanos y ayudan a “aumentar la retención, evaluar brechas de habilidades, crear mejores ofertas, pronosticar demandas de contratación y más”. Por otra parte, las tecnologías de RR.HH. también están ayudando a organizar mejor los procesos de incorporación

En este sentido, una investigación evidenció que el 80% de los profesionales de RR.HH. cree que la incorporación de tecnologías en sus procesos mejoró la actitud de los empleados hacia la organización.  

En otra encuesta los líderes de RR.HH. informaron sobre los sólidos beneficios comerciales de los sistemas de RR.HH. basados ​​en la Nube que forman el núcleo de su cartera de tecnología: el 72% dijo tener  aplicaciones centrales de RR.HH. en la Nube o está en proceso de moverlas. Según este último informe, “es más probable que los usuarios de la Nube reporten ganancias en productividad, una experiencia mejorada de los empleados y una mejor percepción de la fuerza laboral en comparación con aquellos que utilizan soluciones informáticas locales”.

 

Impulsar la participación

Las organizaciones del sector público necesitan  volverse mucho más colaborativas para que la transformación digital funcione. Necesitan  impulsar la participación de los empleados y darles voz en la organización -que sus sugerencias eran valoradas, escuchadas y puestas en práctica-. Los empleados comprometidos son más productivos, más innovadores y menos propensos a marcharse

Por otra parte, las reparticiones de Gobierno que digitalizan sus procesos de RR.HH. e incorporan tecnología logran aliviar gran parte de la carga administrativa, automatizando tareas repetitivas (contratación, gastos, ausencias, permisos, etc.). Esto les permite abordar los problemas de gestión de personas y de la fuerza laboral más estratégicos.

Como empresa de desarrollo de software, desde Quilsoft ofrecemos una solución de gestión integral de RR.HH. orientada a Gobierno que actualmente está en proceso de implementación en dos organismos de la provincia de Misiones: el Ministerio de Educación y la Agencia Tributaria. Este software de gestión de recursos humanos permite mejorar los procesos de reclutamiento, contrataciones, evaluaciones de desempeño, gestión del talento y capacitaciones, encuestas, gastos y viáticos, legajos, liquidación de haberes, presentismo, control del tiempo de trabajo, licencias y vacaciones, y mucho más. La herramienta permite elaborar reportes de desempeño, organización, informes de presentismo, medición de clima laboral y procesos de selección en curso. Además habilita a manejar el control de asistencias en diversas modalidades -con usuario, modo kiosko con PIN, escaneo de credencial o importación masiva de horarios-. 

Es una solución customizable, modular y escalable, de rápida implementación en la Nube, que puede manejarse  como herramienta Web o a través de una app móvil. Facilita la automatización de procesos y la autogestión, y habilita el despliegue de políticas de seguridad de datos. Y está diseñada para procesar grandes volúmenes de información (por ejemplo para nóminas de más de 50 mil empleados públicos). Por lo tanto, permite gestionar eficientemente ministerios, secretarías, direcciones, intendencias, municipios, alcaldías, delegaciones, etc.