dos personas que cumplieron con el presentismo laboral

La importancia de gestionar ausentismo y presentismo

El control del horario de trabajo y de la presencia de los colaboradores en una empresa plantea una paradoja a los encargados de la gestión de los recursos humanos. Por un lado, resulta evidente que el ausentismo genera pérdidas concretas para las organizaciones, y cuando se torna agudo hasta les impide alcanzar sus objetivos estratégicos. Pero lo propio ocurre con el presentismo laboral, un concepto que hace alusión a los empleados que suman horas de más sin aportar auténtica productividad en el trabajo, lo que a mediano o largo plazo también conduce a la ineficiencia e incluso al ausentismo por problemas de salud. 

En el actual contexto de pandemia muchas organizaciones se pasaron al trabajo remoto. Pero esto no quiere decir que no necesiten registrar el inicio y finalización de la jornada laboral así como también obtener reportes claros sobre el tema. Y esto en los dos sentidos posibles: por un lado, para evitar abusos en lo que hace a la puntualidad y a las faltas; pero también para asegurarse de que el personal no trabaje de más, ya que esto como hemos visto conduce a la pérdida de creatividad y eficiencia. 

Presentismo laboral

Hay algunas empresas en las que la cultura “gira en torno a una idea equivocada de que el que más tiempo pasa en su puesto de trabajo es el que más rinde”. Y por lo tanto “se considera como mal trabajador a aquel que se marcha una vez finalizada su jornada laboral oficial”. 

Diversas  investigaciones evidencian que trabajar horas adicionales en realidad no equivale a una mayor productividad. De hecho, puede ocurrir lo contrario: el exceso puede dar lugar a mayor cantidad de errores y a cuadros de estrés. Asimismo puede provocar más accidentes laborales debido al aumento de las distracciones, además de disminución en la calidad del trabajo, entre otros detalles.

Por otra parte, el presentismo laboral también es problemático porque muchas veces las personas enfermas se arrastran a la oficina e infectan a otros. Y también puede crear entornos tóxicos que conducen al exceso de trabajo, ya que los colaboradores que trabajan muchas horas ejercen presión sobre todos los demás para que hagan lo mismo. 

En tiempos de pandemia el presentismo simplemente se volvió digital: las personas trabajan más tiempo que nunca, respondiendo correos electrónicos y mensajes a todas horas del día para mostrar cuán comprometidos están. En 2020, a lo largo del año, las horas de trabajo diarias aumentaron en más de media hora en promedio. En tal sentido, muchos empleados sienten que necesitan estar virtualmente presentes en todo momento, por temor a que la falta de visibilidad haga que se los considere como menos productivos. La idea es que, si todos los demás están en línea, “yo también tengo que estarlo”. 

Gestión de recursos humanos

En definitiva, las organizaciones deberían contar con algún método para llevar el registro del horario tanto para escenarios de trabajo presencial como de teletrabajo. Al planificar y diseñar políticas cuidadosamente, gestionar el ausentismo y su administración, y abordar las causas subyacentes (por ejemplo problemas de salud, falta de motivación laboral, etc.), una organización puede reducir significativamente el impacto de las ausencias en sus resultados finales. En este sentido, la clave radica en “evaluar correctamente la naturaleza y el alcance del problema, para que la organización pueda determinar y aplicar los controles adecuados”

Sistema de administración de recursos humanos

En la actualidad es común que las empresas utilicen algún software de gestión de ausencias como una forma de realizar un seguimiento de la asistencia y de las bajas por enfermedad. Esto les permite utilizar los datos para observar mejor el comportamiento de sus empleados. Y a partir de allí están en mejores condiciones de revisar sus políticas y, por ejemplo, optimizar la motivación laboral o elaborar algún sistema de compensaciones o de incentivos laborales. 

El ausentismo representa un problema enorme para cualquier empresa y, aun así, es fácil de medir, rastrear, comprender y, a menudo, influir. “Sin embargo, escondido en la oscuridad, existe el otro enemigo de la productividad del personal: el presentismo”. Mediante el uso de un reloj y un software de asistencia se pueden monitorear las horas exactas de inicio y finalización del personal, “lo que ayuda a  los gerentes a detectar a los trabajadores que regularmente realizan horas excesivas y no toman descansos programados”. Esto permite reconocer situaciones de presentismo laboral, que suelen ser menos evidentes.

Desde Quilsoft acercamos nuestro software de gestión de recursos humanos que entre otras cosas permite mejorar los procesos de control del tiempo de trabajo, licencias, vacaciones, ofreciendo informes de presentismo y de medición del clima laboral. Además permite controlar la asistencia con usuario, en modo kiosko con PIN, con escaneo de credencial o importación masiva de horarios. Y adicionalmente ofrece funciones para optimizar la evaluación de desempeño.


dos personas que cumplieron con el presentismo laboral

Buenas prácticas en la gestión de recursos humanos

Si bien cada organización es un mundo, existen un conjunto de procesos y acciones de gestión de recursos humanos (RR.HH.) que funcionan universalmente y que hoy se empiezan adoptar de manera bastante extendida. En estos tiempos del trabajo colaborativo, las prácticas “tayloreanas” propias de las organizaciones jerárquicas del siglo XX van quedando atrás, ya que no permiten que las empresas tengan la necesaria agilidad y adaptabilidad para poder tener éxito en un mundo cada vez más incierto y cambiante. 

Hoy las organizaciones necesitan centrarse en las personas: así como a nivel comercial tienen que enfocarse en el cliente para mejorar sus experiencias, a nivel de RR.HH. precisan poner al empleado en el centro de sus procesos. En tal sentido hay que alinear las necesidades de la empresa con las de los empleados, ya que las personas que encajan y se sienten valoradas en una organización están dispuestas a hacer un esfuerzo adicional.

Trabajo en equipo

En la gestión moderna de RR.HH. se tienden a desplegar organigramas cada vez más horizontales y planos. Hoy las organizaciones ágiles basan su accionar en el trabajo en equipo, a través de grupos multidisciplinarios autogestionados cuya tarea se facilita mediante la incorporación de distintas herramientas, que por ejemplo ayudan con la comunicación y el seguimiento de las tareas (como el software de gestión de proyectos, las soluciones de colaboración, etc.). 

Las buenas prácticas de RR.HH. que vamos a repasar –que obviamente deben alinearse con los objetivos de la empresa y con la estrategia organizacional- conducen a un desempeño empresarial superior y ayudan a las compañías a alcanzar una ventaja competitiva real, independientemente del entorno organizativo, de la industria o el nicho en que se encuentren.

Evaluación de desempeño laboral 

La contratación de las personas adecuadas es una buena práctica fundamental, ya que permite que una organización incorpore empleados que realmente agreguen valor. En tal sentido las empresas deben contar con un proceso de selección estructurado y justo que habilite a crear una fuerza laboral diversa. Además de mejorar el clima laboral y atraer a las nuevas generaciones que valoran la diversidad, esto último “puede ser muy beneficioso para comprender el comportamiento más amplio del consumidor y las necesidades de diferentes clientes”.

Ofrecer una compensación justa y basada en la evaluación de desempeño laboral es otra buena práctica clave de RR.HH. que ayuda a retener a los talentos críticos. Recompensar a los empleados que fueron creativos e hicieron aportes importantes es una buena manera de mantenerlos entusiasmados. Actualmente la gestión del rendimiento de 360 ​​grados se centra en recopilar comentarios objetivos y relevantes de los contactos de cada empleado, incluidos su gerente, colegas, subordinados y contactos externos. Es una buena manera de lograr una visión completa y objetiva de la gestión del desempeño. 

Otra buena práctica pasa por asegurarse que la información sea fácilmente accesible y que la comunicación sea abierta. Bajo el estilo de gestión “de libro abierto” que caracteriza a las organizaciones ágiles y dinámicas se comparten las actualizaciones de la empresa con los empleados de modo transparente. También se busca la transparencia a nivel de la resolución de conflictos.  Esto permite que las personas sean abiertas y ganen confianza, lo cual ayuda a configurar un clima propicio para que emerja la creatividad y la innovación. 

Para compartir el conocimiento se puede almacenar y guardar la información en bases de datos fácilmente ubicables en los portales de la organización. Esto brinda un mejor acceso al material  publicado anteriormente por la empresa o los empleados. 

Capacitación y desarrollo

Tener un buen programa de capacitación y desarrollo en habilidades relevantes siempre es importante. No obstante, la retroalimentación, el entrenamiento y el aprendizaje entre pares tiende a ser lo fundamental en materia de formación.  

Por otro lado, aunque las nuevas generaciones pueden llegar a cambiar de trabajo con mayor facilidad, el factor de la seguridad laboral continúa siendo clave: de hecho un estudio reciente efectuado en Gran Bretaña encontró que seguridad laboral es el tercer factor más importante (28%) para los empleados, detrás del salario y la localización. Y por lo tanto el hecho de ofrecerla también colabora para que las organizaciones logren retener al personal. 

Estas mejores prácticas de RR.HH. conducen a un mejor desempeño comercial, particularmente en estas épocas en que la innovación y la capacidad de adaptación resultan claves.   

Desde Quilsoft ayudamos a las organizaciones a plasmar estas buenas prácticas con nuestra solución de gestión de recursos humanos. Este software personalizable, modular y escalable habilita a optimizar los diferentes procesos del área de RR.HH. y permite armar reportes con gran versatilidad.


imagen de una persona en el proceso de transformación digital

Transformación digital y cambio cultural en RR.HH.

Últimamente se habla mucho de la importancia de avanzar con la transformación digital de las áreas de recursos humanos (RR.HH.). E incluso hay quienes sostienen, como la consultora Gartner, que en estos departamentos la digitalización lo está cambiando todo, desde las funciones básicas, como la forma en que se contrata y desarrolla el talento, hasta la introducción de nuevos caminos para mejorar el rendimiento.

Ahora bien: muchas veces la idea de transformación digital se asimila a la mera incorporación de soluciones tecnológicas, como si sumar estas herramientas bastara para concretar la evolución. La realidad es muy distinta: si bien la transformación digital de la gestión de recursos humanos involucra tecnologías que ayudan a automatizar tareas y a avanzar en la simplificación y estandarización de procesos, en su base hay un importante cambio cultural.  

Si no se comprende lo anterior, la transformación digital corre el riesgo de fracasar o de no aportar el valor esperado. 

Cambio cultural

Por ello se recomienda poner el foco en el cambio de mentalidad que permita dar a luz un nuevo pensamiento estratégico. Y para ello, lo ideal es generar una visión compartida de prioridades para definir un plan de trabajo único y consistente, establecer una cultura de medición mediante KPIs (que permita revisar el impacto y el nivel de transformación digital concreta lograda) e implementar una base de módulos por iteración y de manera incremental. 

Antes de implementar la tecnología también es importante definir y unificar las políticas y prácticas de RR.HH. a nivel empresa y asignar roles que permitan sostener un sólido plan de trabajo.

Gestión de recursos humanos

Según una definición, la transformación digital de la gestión de recursos humanos implica “cambiar los procesos operativos de RR.HH. para automatizarlos y basarlos en datos. Para que tenga éxito, esta metamorfosis debe involucrar a la organización en su conjunto”.

Sin embargo, digitalizar procesos porque sí, nunca es una buena idea: lleva a implementar tecnología costosa que no satisface las necesidades reales de la empresa. Lamentablemente esto es bastante común: por ejemplo un estudio encontró que el 74% de las empresas fracasa en la transformación digital de RR.HH.

La tecnología digital por sí sola no es suficiente para transformar las áreas de RR.HH. Y mucho menos para concretar una transformación digital exitosa de toda una organización. Cambiar la mentalidad de todos los involucrados es tanto o más importante. Y eso tiene mucho que ver con la cultura de la empresa.

Adoptar una nueva mentalidad digital va más allá de que las personas simplemente adopten diversas plataformas digitales y tecnología. Significa que son conscientes, y aceptan, el hecho de que en el mundo del siglo XXI el cambio es constante y que para que una empresa tenga éxito debe seguir adaptándose a ese cambio. 

Para llevar esto último a la práctica se recomienda establecer un objetivo claro, lograr la unión de todas las partes interesadas, mantener las cosas simples, priorizar las ideas que logren mayor impacto con el menor esfuerzo, evaluar el desempeño y crear la cultura adecuada.

 

Transformación digital

La tecnología es una parte relevante de una transformación digital de la gestión de recursos humanos. Sin embargo, las personas son fundamentales en el proceso. Y la transformación exitosa se debe en parte a una comunicación efectiva y abierta. Con cualquier cambio o transformación, uno de los desafíos más importantes es garantizar que los empleados estén de acuerdo con el viaje, por lo que fomentar su compromiso es clave. 

En última instancia, el objetivo de la transformación digital de la gestión de recursos humanos es mejorar la experiencia del personal: este proceso “aumentará la hiperpersonalización de los lugares de trabajo para satisfacer las necesidades del empleado en función de su situación de vida; también permitirá a las organizaciones crear experiencias específicas y personalizadas para los colaboradores, así como transformar la forma en que se relacionan con ellos, retienen el talento y mejoran el avance profesional”. 


foto de gestión de recursos humanos

Gestión de ausencias, licencias y control de presentismo de RRHH

La gestión de los recursos humanos es clave para apalancar la productividad, cumplir las metas y mantener el buen clima laboral en las empresas. Por un lado, esta tarea permite evaluar el desempeño de los colaboradores, detectar eventuales inconvenientes y sus causas así como también tomar decisiones para la mejora. Por otro lado, está orientada a favorecer que se cumplan las pautas normativas. 

En tal sentido, si bien algunas ausencias laborales se producen por motivos previstos tales como maternidad, licencias médicas, permisos y vacaciones, entre otros, hay circunstancias que son imprevistas. Es el caso de las faltas injustificadas, enfermedades, accidentes de trabajo, motivos personales, familiares o de fuerza mayor, por mencionar solo algunas. 

Si bien existe un costo financiero claro de las ausencias, también pueden dar lugar a  interrupciones en el lugar de trabajo y negatividad por parte de los colegas que deben encarar el trabajo extra. Cuando un empleado falta sin avisar, sus compromisos y responsabilidades se suspenden o tienen que ser asumidos por otro colaborador. Esta situación afecta al negocio, a la dinámica laboral en general y a los vínculos entre los compañeros.

Con políticas y procedimientos adecuados, es posible mejorar los índices de presentismo. Ahora bien, la gestión del personal en torno a este tema  demanda bastante tiempo, particularmente en el caso de los departamentos de RR.HH. de las grandes compañías, que generalmente cuentan con muchos trabajadores que integran distintos sectores y trabajan en múltiples locaciones. Estas organizaciones no siempre tienen la información en tiempo real de qué sucede con su plantilla. Y aunque no son las únicas, claramente se encuentran entre las que más necesitan usar soluciones de gestión de recursos humanos  que les permitan automatizar diferentes aspectos de esta tarea

Gestión del talento humano

Un estudio encontró que, en promedio, un empleado se ausenta durante 6,9 ​​días al año; las enfermedades leves (resfriados, gripe, malestar estomacal, dolores de cabeza y migrañas) son las causas más comunes de ausencia a corto plazo. 

Al registrar los niveles de inasistencia se pueden medir y comparar los datos interna y externamente. Ahora bien: para tener un registro claro sobre la puntualidad y la presencia de los colaboradores, se requieren elementos y dispositivos que permitan recoger la información, y luego registrarla, tratarla y analizarla.

Por otra parte, tratándose de la gestión de personas, al objetivo de la supervisión regular de la asistencia y el control de los horarios debe añadirse otro también muy relevante: el de la seguridad del personal, esto es, impedir que personas no autorizadas ingresen a las instalaciones de la compañía u organización.

Gestión de personal

El uso de un sistema de administración de recursos humanos para la gestión de personas, sumado a otros elementos de control de acceso, puede facilitar el registro y ayudar a  comprender las causas de ausencias. Con una herramienta de gestión de este tipo los departamentos de RR.HH. tendrán la información necesaria para analizar los datos en busca de tendencias subyacentes, por ejemplo, la existencia de una gerencia específica que tenga el nivel más alto de ausencias. 

Un buen software de gestión del talento humano habilita a generar automáticamente informes y estadísticas en cuadros de mando para seguir diversos indicadores. Así es como no permite solamente simplificar los procedimientos de gestión de ausencias y ganar tiempo, sino que también hace un aporte para manejar mejor la plantilla. 

En efecto: el análisis de la tasa de ausentismo permite actuar en consecuencia y proponer acciones para evitar una elevada rotación; y también habilita a actuar proactivamente para evitar que los picos de bajas por enfermedad impacten sobre la productividad.

Una solución de RR.HH. con manejo centralizado aporta visibilidad y permite identificar eventuales patrones que haya que corregir o atender. Reduce  las horas dedicadas a tareas administrativas y puede ayudar con los cálculos de los derechos que les asisten a los trabajadores, evitando errores también en este sentido. 

Sistema de administración de recursos humanos

Desde Quilsoft promovemos una solución de gestión de recursos humanos para empresas y gobierno que habilita a mejorar distintos procesos, entre los cuales se encuentran el del presentismo, el control del tiempo trabajo, licencias y vacaciones, entre otros. Se trata de una herramienta de gestión que se puede implementar rápidamente en la Nube, bajo modalidad Web o mobile app. Entre otros detalles, es perfectamente customizable y presenta campos parametrizables para cada tipo de empresa. 

Este software modular y escalable permite automatizar procesos y avanzar hacia la autogestión: por ejemplo, cada colaborador podrá actualizar cierta información de su legajo y solicitar sus ausencias por enfermedad, por examen y otras licencias, adjuntando documentación respaldatoria según corresponda. Además, podrá solicitar sus días de vacaciones, y su responsable directo podrá autorizar o rechazar todas estas solicitudes. 


imagen de software de gestión de RR.HH.

Un buen software de gestión transforma su departamento de RR.HH.

A medida que las organizaciones fueron comprendiendo el carácter fundamental que tiene su propio personal como diferencial competitivo, y la importancia que le cabe a su área de RR.HH. como departamento encargado de reclutar y estimular el crecimiento, la motivación y el compromiso de los empleados, se hizo cada vez más obvio que este sector debía apuntalarse con soluciones informáticas y tecnológicas de avanzada

Hoy los software de gestión de RR.HH.  basados en la Nube le ofrecen a los profesionales del área las herramientas para reducir y simplificar distintas tareas administrativas -como el reclutamiento, la gestión de la nómina y los beneficios, el mantenimiento de los registros, las evaluaciones de desempeño, etc.-. Esto les permite concentrarse en cuestiones que aporten mayor valor. 

Entre otras cuestiones estas soluciones de software integrales permiten librarse del papeleo –algo clave en un área como RR.HH., que maneja tantas tareas e información-, efectuar evaluaciones de desempeño precisas y en tiempo real, generar innovaciones con mayor agilidad y fluidez y desarrollar la analítica predictiva. En efecto: al implementar una buena solución de gestión de RR.HH. los datos estarán centralizados y serán más accesibles, se podrá obtener una visión de 360º del personal y sus competencias, los informes serán instantáneos y los análisis de tendencias e información se facilitarán y agilizarán. Por otra parte la inteligencia artificial (IA) sumada en las soluciones de RR.HH. ayudará con los problemas de retención y promoción de los empleados, a permitir predecir cuáles de ellos  corren el riesgo de quedar insatisfechos y abordar el problema de manera proactiva. Asimismo, las capacidades de analítica y reporting habilitarán a generar las estadísticas que se requieran.

Herramienta para la evolución 

Un software de gestión de RR.HH. para empresas “es una tecnología preparada para llevar a cabo los procesos de reclutamieto y contratación, prestaciones, gestión de ausencias, portales de autoservicio, calificación, informes y análisis y notificaciones”. Y como tal permite ganar productividad, optimizar el uso del tiempo, disminuir costos y mejorar la marca empleadora. 

Un estudio encontró que el hecho de elevar la percepción de RR.HH. e invertir en enfoques específicos para la estrategia de tecnología del área, la integración y la gestión del cambio se correlacionan con aumentos del 15% año tras año en los resultados generales de las empresas. La investigación  detectó además que “ahora que el 50% de las organizaciones tienen al menos un sistema o software de gestión de RR.HH. en la Nube, las compañías se están moviendo hacia plataformas inteligentes para mejorar la integración, la escalabilidad y la gestión de datos”. 

Potenciar el área de RR.HH.

Desde Quilsoft ofrecemos una solución para gestionar los RR.HH. en empresas y en organizaciones de gobierno. La herramienta permite mejorar los procesos de reclutamiento, contrataciones, evaluaciones de desempeño, gestión del talento y capacitaciones, encuestas, gastos y viáticos, legajos, liquidación de haberes, presentismo, control del tiempo de trabajo, licencias y vacaciones, y mucho más. Es un sistema customizable con campos parametrizables para cada tipo de empresa –con lo cual hasta cierto punto es un software a medida-. 

Con este software empresarial su compañía o  pyme podrá tomar mejores decisiones relacionadas con la contratación, la retención y el rendimiento de los empleados. Gracias a esta tecnología el departamento de RR.HH. de su organización podrá ponerse al día como área estratégica para la generación de valor.