KPI para medir efectividad de proyectos

Cómo controlar la rentabilidad de un proyecto

Para lograr que los proyectos lleguen a buen puerto es importante efectuar un análisis económico previo, programar los recursos que se emplearán y realizar un seguimiento que dé cuenta de los cambios que ocurren durante el trayecto. En algún punto, la evaluación de la rentabilidad de un proyecto es como calcular la de un negocio: hay que tener un presupuesto inicial que paute los costos estimados y, además, detalle cómo será el financiamiento, y poder efectuar un control exhaustivo de las erogaciones reales y del flujo de caja a medida que se va avanzando en las diferentes etapas de un proyecto

Contar con información oportuna es fundamental para poder efectuar la rentabilidad del proyecto. Y para ello es importante poder acceder a los datos en tiempo real, que toda la información permanezca visible para todas las partes y que se actualice de manera constante. 

También es clave poder programar el uso de los recursos del modo más eficiente y gestionar de manera precisa tanto los tiempos como los gastos. En tal sentido es importante que el personal pueda registrar sus actividades en un sistema centralizado de modo sencillo y veloz.

Rentabilidad de un proyecto

La comunicación y la transparencia son la base de un proyecto exitoso y rentable. Por ello es esencial evitar los silos y que exista claridad entre los diferentes departamentos y equipos. Para lograrlo, conviene crear una “única fuente de la verdad” en la que todos los miembros del equipo y las partes interesadas puedan visualizar los mismos datos.  

En la actualidad, las modernas herramientas de gestión de proyectos que corren en la Nube facilitan que los equipos distribuidos colaboren entre sí, se mantengan actualizados, se comuniquen y compartan los datos. Particularmente en estos tiempos caracterizados por el trabajo remoto, estas facilidades resultan claves. Además, los sistemas brindan notificaciones automáticas y alertas que informan sobre vencimientos e hitos, lo que facilita el trabajo y evita olvidos e ineficiencias. 

Análisis económico

Para administrar de manera efectiva el presupuesto de un proyecto es necesario establecer indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos indicadores ayudan a determinar cuánto se ha gastado en un proyecto, en qué medida el presupuesto real del proyecto difiere de lo planeado, etc. Además conviene actualizar estos KPI a medida que cambien las circunstancias “para garantizar que se capture y mida la información correcta para la toma de decisiones”.

En lo que refiere a las tareas en todo proyecto, lo ideal es poder anticipar complicaciones y variaciones y tener un plan de contingencia para los diferentes escenarios. Y si las circunstancias cambian, hay que asegurarse de obtener información de todas las partes interesadas correspondientes, y de mantener informados a todos sobre los cambios acontecidos o previstos. 

Por otra parte, una vez que el proyecto está en marcha, hay que poder efectuar un seguimiento que compare los progresos con el calendario y los alcances e hitos preestablecidos. Esto permitirá evitar retrasos y ayudará a identificar desvíos antes de que se conviertan en un problema.

 Hay que tener en cuenta que en la gestión de proyectos puede ser fácil perder la pista del alcance inicial debido al surgimiento de nuevas necesidades y a los cambios requeridos por los clientes. Y esto puede tener un importante impacto sobre el beneficio económico que se logre con la iniciativa.

Por lo demás, la rentabilidad de un proyecto obviamente también dependerá de tener los gestores adecuados y de contar con equipos ágiles bien entrenados.

Para ayudar a las organizaciones a efectuar el análisis económico de un proyecto, Quilsoft pone a disposición un software de gestión ágil de proyectos que permite organizar la asignación de los recursos y el orden de prioridades, con visualización de fechas límites y facilidades para la planificar y registrar las tareas. Además el sistema genera reportes en tiempo real, efectúa análisis del rendimiento del equipo y anticipa posibles desvíos. 


KPI para medir efectividad de proyectos

KPI: cómo medir la efectividad en la gestión de proyectos

Los indicadores clave de desempeño (KPI) son métricas que se utilizan para rastrear y analizar los factores que se consideran cruciales para el éxito tanto de un proyecto como de la organización en su conjunto. Sin KPI sería difícil para los líderes realizar evaluaciones significativas -un seguimiento y monitoreo de proyectos, por ejemplo, que es el caso que nos ocupa- y luego realizar cambios para abordar los problemas de desempeño. Por lo tanto estos indicadores juegan un papel indispensable en la gestión de proyectos, ya que  ayudan a medir el éxito o el fracaso de las actividades. 

Los KPI utilizan datos para medir los factores que hacen que un proyecto prospere. Ayudan a identificar cómo está progresando el trabajo y muestran áreas que requieren mejora de procesos. Son una excelente manera de descubrir áreas que podrían conducir a fallas y de hacer correcciones antes de que sea tarde. 

Estos indicadores clave traducen los objetivos de desempeño más importantes en todos los aspectos de la participación del equipo en un proyecto. Si bien los tipos de KPI pueden variar en función de los distintos factores críticos de éxito (CSF), la industria, el producto o servicio y las estrategias operativas y comerciales, siempre “deben estar claramente definidos y estar acordados por las partes interesadas (tienen que documentarse y comunicarse), y deben  ser alcanzables y cuantificables”. Por otra parte tienen que ser medidos regularmente, deben estar dirigidos a los beneficios que el proyecto busca generar y tienen que constituir una base para la toma de decisiones críticas a lo largo del trabajo. Asimismo deben estar alineados con objetivos y estar adaptados a la cultura, las limitaciones y el marco de tiempo de la organización y converger con los esfuerzos de la compañía. Y además tienen que ser específicos para la empresa y el proyecto.

Gestión de desempeño

Al decidir qué KPIs se van a usar lo primero será definir de manera clara y precisa los factores críticos de éxito, y luego identificar los indicadores que estén vinculados de manera más precisa y directa a estos CSF.

Los KPI que miden el desempeño del equipo pueden ser de naturaleza cualitativa; pero un proceso o métrica cuantitativa también podría usarse para evaluar equipos, dependiendo del proyecto, producto, servicio o industria.

Hacer un seguimiento de las métricas precisas de los diferentes equipos ayuda a identificar dónde se necesita más dirección o dónde se deben asignar incentivos, planes y otros recursos, como la capacitación.

Alcances y temas

Si bien el alcance y los términos de los KPI de una organización pueden diferir de un proyecto a otro, las principales medidas de evaluación comparativa de la gestión de proyectos incluyen el retorno de la inversión (ROI), la productividad, el rendimiento de los costos, el tiempo de ciclo, la satisfacción del cliente, el desempeño del cronograma, la satisfacción de los empleados y la alineación con los objetivos comerciales estratégicos de una empresa.

Algunas áreas temáticas específicas que se suelen medir con KPIs son la desviación tanto del presupuesto como  de las horas de trabajo planificadas, el porcentaje de hitos perdidos y la  variación de costos. También los cambios en la estructura del equipo.

Herramienta de motivación

Los gerentes de proyectos pueden usar los KPI no solo como un recurso para la gestión del desempeño, sino también como una herramienta de motivación. El uso de KPI cuantificables y consistentes puede ayudarles a evaluar los objetivos del proyecto de una manera objetiva, justa y poderosa.

Identificar los KPI permite mantener los proyectos encaminados desde el principio. Lo indicado es que se use un número limitado de indicadores de gestión. Bien definidos y debidamente acordados, los KPI se convierten en un recurso fundamental para tener un mapa estratégico y medir la efectividad y productividad en la gestión de proyectos. Y se pueden administrar mucho más eficientemente con una solución específica como la que ofrecemos desde Quilsoft, que habilita a manejar los objetivos, planes y archivos del equipo en un único espacio colaborativo. 

 


Cómo impactan las metodologías ágiles en una empresa

La agilidad no es una simple metodología: es una filosofía de gestión y una mentalidad. Por este motivo no afecta solo al desarrollo de software, sino que es aplicable a todas las áreas de una organización

La mentalidad ágil conduce a cambiar el foco del accionar de la empresa: ya no se trata de maximizar las ganancias para la compañía y los accionistas, como ocurría en las organizaciones burocráticas del siglo XX, sino de optimizar el flujo de creación de valor para el cliente. Esto ya no es solo deseable, sino que es esencial en un contexto como el actual, donde las compañías deben poner al cliente en el centro y responder a sus necesidades cambiantes y a sus exigencias de experiencias de compra  excelentes y fluidas. 

Para adaptarse a los cambios rápidos las empresas deben poder desarrollar y probar ideas en una etapa temprana. Y esto es precisamente lo que aportan las metodologías ágiles: la organización en redes de pequeños equipos de trabajo auto-organizados y multifuncionales, que trabajan en base a ciclos de retroalimentación cortos, ayudan a dar forma a este modelo.

Bien entendida, la agilidad extendida a toda la empresa combina velocidad y estabilidad: una red troncal o un centro fuerte brinda la estabilidad que hace falta para desarrollar y escalar capacidades dinámicas. Además ayuda a la claridad de roles, la innovación y la disciplina operativa y puede producir resultados positivos para la salud y el desempeño de la organización. 

 

Satisfacción, compromiso, desempeño

Una investigación de la consultora McKinsey encontró que las transformaciones ágiles propician mejoras en tres campos principales: satisfacción del cliente, compromiso de los empleados y desempeño operativo. Estos beneficios se refuerzan mutuamente y producen un mejor resultado financiero. 

El estudio encontró que la agilidad empresarial –con su enfoque al cliente y la organización en base a una red flexible de equipos- tiene el potencial de mejorar la experiencia del cliente hasta en un 30%

La organización no jerárquica en equipos de trabajo multifuncionales también conduce a una mejora potencial del 20 al 30% en el compromiso de los empleados (en comparación con un entorno no ágil), ya que en una cultura laboral agile el personal tiene la oportunidad de desarrollar un fuerte sentido de autonomía, dominio y propósito.

Otro dato surgido de la encuesta refiere al desempeño operativo: la agilidad empresarial desbloquea una mejora de las métricas del rendimiento, como la velocidad, de entre 30 y 50%: en este sentido la diferencia se obtiene a partir de “una mayor visibilidad y comprensión de los objetivos, así como de una mayor dedicación del equipo”. 

El estudio también encontró que la agilidad mejora el rendimiento financiero de las organizaciones entre un 20 y un 30%, en base a una combinación de los factores antedichos que derivan en mayores ingresos y en ahorros de costos internos y externos. 

 

Nueva cultura de gestión

Muchas de las organizaciones disruptivas exitosas aplican agile, y esto hizo que cada vez más empresas deseen encarar esta filosofía y esta cultura de gestión, en paralelo con la optimización de su estrategia digital. La necesidad de adaptarse a los cambios y de tomar decisiones veloces en un marco de modificaciones en el modelo de negocio como producto justamente de la disrupción y la transformación digital avanzada, actúa como un motor de cambio fundamental: para estar a tono las compañías requieren  modelos operativos ágiles que les otorguen flexibilidad. Y además, como hemos visto, estos modelos tienen un impacto positivo muy concreto en distintos planos de la actividad de las organizaciones. 

Ahora bien, para que esta transformación resulte exitosa hay que abordarla con compromiso, ya que convertirse en una compañía ágil implica un cambio no solo a nivel de los comportamientos, sino en el terreno más profundo de la mentalidad y la cultura empresarial.  

 


estandarización de procesos

Estandarización de procesos para poder escalar

Cuando las organizaciones ya cuentan con una oferta de servicio o producto bien ajustada a su mercado objetivo, y encuentran el modelo comercial que les genera un interesante retorno de la inversión, les llega el momento de escalar el negocio. Y para ello necesitan estandarizar sus procesos y flujos de trabajo clave.

La estandarización es el procedimiento mediante el cual una empresa uniforma sus métodos y procesos en distintos circuitos de su organización. La idea general es que “en lugar de tomar cada situación a medida que surge, se reaccione de acuerdo con una lista establecida de instrucciones y protocolos”. 

La estandarización implica establecer un conjunto de reglas que gobiernan cómo se supone que las personas en una organización deben completar una tarea o secuencia de tareas determinada. Obviamente no se trata de establecer reglas o protocolos por el mero gusto de imponer una forma específica de trabajar: estas instrucciones en realidad tienen sentido en la medida en que traducen la mejor manera de completar una tarea para lograr los resultados esperados. De este modo se facilita el ahorro de costos, se incrementa la satisfacción del cliente y se mejora la productividad. Y también se logra una mayor eficiencia operacional, se gana previsibilidad, estabilidad y confiabilidad, se reducen las desviaciones, se simplifican y optimizan los procesos y se garantiza la calidad. Además se acelera el aprendizaje y se perfecciona el servicio al cliente, entre otros beneficios. Y como mencionamos inicialmente, se consigue una mayor capacidad de escalar.

 

Rol de la tecnología

Naturalmente en una empresa habrá diferentes procesos que se podrán estandarizar. De hecho cada área o departamento tendrá los suyos propios. Pero como concepto general un buen inicio sería tomar aquellas cosas que se hacen todos los días para respaldar las operaciones comerciales: cuanto más estandarizadas estén estas tareas rutinarias, más eficiente y escalable será el negocio. 

En nuestros días la tecnología puede desempeñar un papel clave para ayudar a automatizar algunas de estas tareas rutinarias de menor valor que respaldan las operaciones comerciales generales, “lo que puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y en la capacidad de escalar”.

Al estandarizar en principio es importante escribir o documentar los pasos para entregar cada producto y servicio y cada uno de los procesos que se ejecutan con frecuencia, de modo tal de establecer el flujo de trabajo para cada una de estas operaciones comerciales. En esta instancia será fundamental simplificar y eliminar ineficiencias y redundancias.  

Luego de mapear el flujo de trabajo ideal, se podrá iniciar la optimización para impulsar aún más la capacidad de escalar. En esta etapa la automatización de tareas repetitivas y de bajo valor jugará un rol clave. Y también será importante asegurar la integración de los diferentes flujos de trabajo, cosa que deberá verse facilitada por las soluciones tecnológicas que se elijan

 

El punto justo

Desde Quilsoft acompañamos a las organizaciones en estas instancias evolutivas que les permiten crecer. Acompañamos en la gestión de proyectos, ofrecemos soluciones tecnológicas integrales y brindamos consultoría IT para estandarizar procesos, sistematizarlos y ayudar a escalar. 

Evidentemente un exceso de estandarización puede restar flexibilidad y complicar la posibilidad de que las empresas se mantengan al día con las tendencias cambiantes, o restarles capacidad para satisfacer las demandas únicas de los clientes. En tal sentido es importante aplicar la estandarización de procesos cuando ésta realmente agregue valor. 

Al estandarizar con buen criterio los componentes clave de su negocio, las organizaciones quedan en condiciones de respaldar su crecimiento a largo plazo y lanzarse al futuro con mejores perspectivas.


Gestión de proyectos: cómo administrar la carga de trabajo de un equipo

Gestionar y distribuir los recursos de manera equitativa y eficiente en el marco de los proyectos de las organizaciones es todo un desafío. Exige mantener el equilibrio entre la cantidad de trabajo que requieren los proyectos y la disponibilidad y habilidades de los miembros del equipo para cumplir con esas asignaciones. Evitar la sobrecarga de algunos integrantes –y el estrés y el agotamiento concomitantes, que a veces derivan en errores- es todo un reto. 

En un estudio el 23% de los empleados dijo que se sentía agotado en el trabajo “con mucha frecuencia” o “siempre”, mientras que un 44% adicional informó sentirse agotado “a veces”. Eso significa que aproximadamente dos tercios de los trabajadores a tiempo completo experimentan agotamiento en el trabajo. 

Hay varios factores que pueden generar desequilibrios en la gestión de la cargas de trabajo en el caso de los proyectos. Por ejemplo la mala planificación de tareas, la asignación deficiente de recursos, las estimaciones financieras inexactas, las fallas de organización, las eventuales insuficiencias individuales, etc.

 

Paso a paso

Para llevar adelante una gestión ordenada lo primero es armar un listado de los proyectos y procesos que tiene a su cargo el equipo. Luego determinar el alcance y el tiempo para cada uno. Y finalmente desglosarlos en tareas y flujos de trabajo más pequeños, priorizándolos de acuerdo a la importancia y la urgencia

Por otra parte habrá que saber qué disponibilidad neta (restando las vacaciones, reuniones, eventuales licencias, etc.) tiene cada integrante del equipo. 

Una vez que se cuente con este panorama general –que además tocará revisar y ajustar constantemente- se deberán asignar recursos y definir quién se ocupará de qué trabajo y para qué fecha. Es importante elegir a las personas correctas para cada tarea o proyecto, teniendo en cuenta su disponibilidad, competencias y experiencia. Y procurar que las cargas laborales sean justas y equilibradas. 

En este punto también es importante considerar la mentalidad de cada empleado. Las personas tímidas e introvertidas suelen tener dificultades para decir que no, y tienden a tomar más trabajo del recomendable. 

Por otro lado se sugiere apuntar a que los miembros del equipo desarrollen nuevas habilidades o actualicen sus conocimientos. Esto tendrá un impacto positivo a nivel de la motivación, y además permitirá ensanchar la base de distribución a la hora de asignar las distintas tareas y proyectos. 

Por otra parte una regla del oficio indica que conviene asignar tareas específicas solo para el 80% del tiempo de cada persona. El 20% restante será para atender requerimientos de clientes, asistir a reuniones, atender llamados, etc., y deberá distribuirse a lo largo de la semana. 

Inclusión y transparencia

Siempre resulta beneficioso incluir al equipo en la conversación sobre las asignaciones y comunicar claramente en qué medida el trabajo de cada persona aporta valor a la organización. Luego habrá que efectuar un seguimiento a fin de detectar la evolución del plan y detectar si hay personal sobreasignado o subasignado, lo cual puede derivar en eventuales revisiones de las tareas. Para ello puede ser útil planificar reuniones de actualización individuales.

Si alguna persona está saturada de trabajo, habrá que ajustar las asignaciones. Para ello hay varios caminos: dividir las tareas grandes en partes más pequeñas y asignarle algunas a otra persona para que colabore; trasladar parte del trabajo a otro integrante del equipo; o bien otorgar más tiempo para la concreción de una determinada tarea. Ahora bien: ante un cambio en la asignación, siempre es importante comunicárselo bien a las personas involucradas. 

En la actualidad existen soluciones de gestión de recursos que ofrecen información en tiempo real sobre las cargas de trabajo, de modo tal de poder manejarlas equilibradamente. Estas herramientas permiten efectuar un seguimiento y almacenar, acceder y actualizar la información de manera regular. 

Si bien en la gestión de proyectos la perfección y el equilibrio ideal suelen ser imposibles de lograr, la buena planificación, sumada  a la capacidad de adaptarse y a cierta cuota de resiliencia, tienden a asegurar un razonable nivel de éxito.