Gestión de proyectos: cómo administrar la carga de trabajo de un equipo

Gestionar y distribuir los recursos de manera equitativa y eficiente en el marco de los proyectos de las organizaciones es todo un desafío. Exige mantener el equilibrio entre la cantidad de trabajo que requieren los proyectos y la disponibilidad y habilidades de los miembros del equipo para cumplir con esas asignaciones. Evitar la sobrecarga de algunos integrantes –y el estrés y el agotamiento concomitantes, que a veces derivan en errores- es todo un reto. 

En un estudio el 23% de los empleados dijo que se sentía agotado en el trabajo “con mucha frecuencia” o “siempre”, mientras que un 44% adicional informó sentirse agotado “a veces”. Eso significa que aproximadamente dos tercios de los trabajadores a tiempo completo experimentan agotamiento en el trabajo. 

Hay varios factores que pueden generar desequilibrios en la gestión de la cargas de trabajo en el caso de los proyectos. Por ejemplo la mala planificación de tareas, la asignación deficiente de recursos, las estimaciones financieras inexactas, las fallas de organización, las eventuales insuficiencias individuales, etc.

 

Paso a paso

Para llevar adelante una gestión ordenada lo primero es armar un listado de los proyectos y procesos que tiene a su cargo el equipo. Luego determinar el alcance y el tiempo para cada uno. Y finalmente desglosarlos en tareas y flujos de trabajo más pequeños, priorizándolos de acuerdo a la importancia y la urgencia

Por otra parte habrá que saber qué disponibilidad neta (restando las vacaciones, reuniones, eventuales licencias, etc.) tiene cada integrante del equipo. 

Una vez que se cuente con este panorama general –que además tocará revisar y ajustar constantemente- se deberán asignar recursos y definir quién se ocupará de qué trabajo y para qué fecha. Es importante elegir a las personas correctas para cada tarea o proyecto, teniendo en cuenta su disponibilidad, competencias y experiencia. Y procurar que las cargas laborales sean justas y equilibradas. 

En este punto también es importante considerar la mentalidad de cada empleado. Las personas tímidas e introvertidas suelen tener dificultades para decir que no, y tienden a tomar más trabajo del recomendable. 

Por otro lado se sugiere apuntar a que los miembros del equipo desarrollen nuevas habilidades o actualicen sus conocimientos. Esto tendrá un impacto positivo a nivel de la motivación, y además permitirá ensanchar la base de distribución a la hora de asignar las distintas tareas y proyectos. 

Por otra parte una regla del oficio indica que conviene asignar tareas específicas solo para el 80% del tiempo de cada persona. El 20% restante será para atender requerimientos de clientes, asistir a reuniones, atender llamados, etc., y deberá distribuirse a lo largo de la semana. 

Inclusión y transparencia

Siempre resulta beneficioso incluir al equipo en la conversación sobre las asignaciones y comunicar claramente en qué medida el trabajo de cada persona aporta valor a la organización. Luego habrá que efectuar un seguimiento a fin de detectar la evolución del plan y detectar si hay personal sobreasignado o subasignado, lo cual puede derivar en eventuales revisiones de las tareas. Para ello puede ser útil planificar reuniones de actualización individuales.

Si alguna persona está saturada de trabajo, habrá que ajustar las asignaciones. Para ello hay varios caminos: dividir las tareas grandes en partes más pequeñas y asignarle algunas a otra persona para que colabore; trasladar parte del trabajo a otro integrante del equipo; o bien otorgar más tiempo para la concreción de una determinada tarea. Ahora bien: ante un cambio en la asignación, siempre es importante comunicárselo bien a las personas involucradas. 

En la actualidad existen soluciones de gestión de recursos que ofrecen información en tiempo real sobre las cargas de trabajo, de modo tal de poder manejarlas equilibradamente. Estas herramientas permiten efectuar un seguimiento y almacenar, acceder y actualizar la información de manera regular. 

Si bien en la gestión de proyectos la perfección y el equilibrio ideal suelen ser imposibles de lograr, la buena planificación, sumada  a la capacidad de adaptarse y a cierta cuota de resiliencia, tienden a asegurar un razonable nivel de éxito.